業務マニュアルを電子化してタブレットで活用する方法｜メリットや作り方など
2023.11.10
電子マニュアルは、業種を問わず幅広いシーンで活用できます。
この記事では、電子マニュアルの導入を検討されている方に向けて、
- マニュアルを電子化するメリットやデメリット
- 電子マニュアルの活用シーン
- 電子マニュアルの作り方
など、マニュアルを電子化してタブレットで活用する際の疑問について、詳しく解説していきます！
電子化の詳細は、下記の記事からご覧いただけます。
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マニュアルを電子化するメリット・デメリット
マニュアルを電子化するメリットやデメリットを見ていきましょう。
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メリット
マニュアルを電子化するメリットは下記のとおりです。
- 利便性が高い
- コストが削減できる
- 情報漏えいを防止できる
利便性が高い
マニュアルを電子化することで、利便性が高くなります。
- 持ち運びしやすい
- マニュアル内容が変更しやすい
- 検索できる
タブレットを利用した電子マニュアルはかさばらず、持ち運びしやすいです。
印刷、配布のプロセスがないため、内容の変更も柔軟にできます。
また、マニュアルが大量にある場合も検索できるため、求めるデータを即座に探し出せるでしょう。
コストが削減できる
マニュアルを電子化すると、下記のコストが削減できます。
- 印刷
- 管理
- 各拠点への配送
電子マニュアルであれば印刷や管理、配送が必要ないため、コストを大幅に削減できるでしょう。
情報漏えいを防止できる
マニュアルを電子化すると情報漏えいが防止できます。
気軽にコピーができないため、紛失する恐れもありません。
パスワードの設定やアクセス管理によって、万が一タブレットが紛失しても社外の人は閲覧できなくなります。
デメリット
タブレットは画面の大きさに限りがあるため、複数のページを同時に閲覧する用途には向きません。
必要に応じて、
- 複数の端末を用意する
- 用途によって紙のマニュアルと使い分ける
などの対策を行うといいでしょう。
電子マニュアルの作り方
電子マニュアルの作り方は、下記のとおりです。
- 目的や対象を決める
- フォーマットを決める
- ツールを決める
- マニュアルを作成する
- 随時更新する
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目的や対象を決める
電子マニュアルを作成する際は、目的や対象業務を明確にする必要があります。
| 具体例 | |
|---|---|
| 目的 |
|
| 対象業務 |
|
フォーマットを決める
次にフォーマット（ファイル形式や書式）を決めましょう。
電子マニュアルは、大きく下記の2つのタイプに分けられます。
| 特徴 | 用途 | |
|---|---|---|
| PDF（固定型） |
|
|
| HTML（リフロー型） |
|
|
ツールを決める
次に電子マニュアルの作成から共有、管理に必要なツールを決めましょう。
文書作成ソフト（WordやGoogleドキュメント）など使用する場合は、テンプレートを活用するといいでしょう。
より効率的に作成・管理したい場合は、マニュアル作成ツールがおすすめです。
たとえば「Dojoウェブマニュアル」では、スマホから簡単に画像や動画を活用したWebマニュアルを作成できます。
作成したマニュアルはクラウド上で共有でき、パスワード設定や権限管理も可能です。
マニュアルを作成する
マニュアルを作成する際は、技術的な内容をわかりやすく伝える「テクニカルライティング」の活用がおすすめです。
- 見出し（構成）から考える
- 結論から述べる
- 用語を統一する
- 曖昧な表現や冗長な表現を避けるなど
内容のわかりやすさだけでなく、見やすさも大事です。
- 段落ごとに分ける
- 適宜改行を入れる
- 大事なポイントを強調する（メリハリを付ける）など
読者の負担を減らすことを心がけるといいでしょう。
随時更新する
マニュアル完成後は、読者のフィードバックを取り入れながら、適宜更新していきます。
更新忘れを防ぐため更新するタイミングを決めるなど、運用ルールを作成しておくといいでしょう。
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「Belong One レンタルサービス」では、伊藤忠グループの調達力を活かして、豊富な在庫数を確保しております。同一機種の大量導入もご相談ください。
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| 取扱機種（一例） |
|
|
|---|---|---|
| 納期 | 1台から数千台まで迅速に対応可能 ＊詳細はお問い合わせください |
|
| キッティングオプション | あり | |
| ヘルプデスクオプション | あり | |
| 専用ツールを使ったデータ消去 | あり ＊「データ消去証明書」の発行も可能です |
|
| 保険・補償 | あり（レンタル料金に含む） | |
「格安SIM」や「MDM」に関するご提案も可能です。
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まずはページ末尾のフォーム（またはこちらのページ）からお問い合わせください。
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