業務マニュアルを電子化してタブレットで活用する方法｜メリットや作り方など
2023.11.10
電子マニュアルは、業種を問わず幅広いシーンで活用できます。
この記事では、電子マニュアルの導入を検討されている方に向けて、
- マニュアルを電子化するメリットやデメリット
- 電子マニュアルの活用シーン
- 電子マニュアルの作り方
など、マニュアルを電子化してタブレットで活用する際の疑問について、詳しく解説していきます！
電子化の詳細は、下記の記事からご覧いただけます。
法人スマホ・タブレットの導入は、伊藤忠グループの「Belong」にお任せください！
＼国内最大級のオペレーションセンターだからできる／
- 高品質・低価格
- キッティングなどの柔軟な対応
- 一台から数千台まで迅速にご提供
⇒「Belong One レンタルプラン」の詳細はこちら
⇒「Belong One 販売プラン」の詳細はこちら
目次
マニュアルを電子化するメリット・デメリット
マニュアルを電子化するメリットやデメリットを見ていきましょう。
＼国内最大級のオペレーションセンターだからできる／
- 高品質・低価格
- キッティングなどの柔軟な対応
- 一台から数千台まで迅速にご提供
メリット
マニュアルを電子化するメリットは下記のとおりです。
- 利便性が高い
- コストが削減できる
- 情報漏えいを防止できる
利便性が高い
マニュアルを電子化することで、利便性が高くなります。
- 持ち運びしやすい
- マニュアル内容が変更しやすい
- 検索できる
タブレットを利用した電子マニュアルはかさばらず、持ち運びしやすいです。
印刷、配布のプロセスがないため、内容の変更も柔軟にできます。
また、マニュアルが大量にある場合も検索できるため、求めるデータを即座に探し出せるでしょう。
コストが削減できる
マニュアルを電子化すると、下記のコストが削減できます。
- 印刷
- 管理
- 各拠点への配送
電子マニュアルであれば印刷や管理、配送が必要ないため、コストを大幅に削減できるでしょう。
情報漏えいを防止できる
マニュアルを電子化すると情報漏えいが防止できます。
気軽にコピーができないため、紛失する恐れもありません。
パスワードの設定やアクセス管理によって、万が一タブレットが紛失しても社外の人は閲覧できなくなります。
デメリット
タブレットは画面の大きさに限りがあるため、複数のページを同時に閲覧する用途には向きません。
必要に応じて、
- 複数の端末を用意する
- 用途によって紙のマニュアルと使い分ける
などの対策を行うといいでしょう。
電子マニュアルの作り方
電子マニュアルの作り方は、下記のとおりです。
- 目的や対象を決める
- フォーマットを決める
- ツールを決める
- マニュアルを作成する
- 随時更新する
＼国内最大級のオペレーションセンターだからできる／
- 高品質・低価格
- キッティングなどの柔軟な対応
- 一台から数千台まで迅速にご提供
目的や対象を決める
電子マニュアルを作成する際は、目的や対象業務を明確にする必要があります。
| 具体例 | |
|---|---|
| 目的 |
|
| 対象業務 |
|
フォーマットを決める
次にフォーマット（ファイル形式や書式）を決めましょう。
電子マニュアルは、大きく下記の2つのタイプに分けられます。
| 特徴 | 用途 | |
|---|---|---|
| PDF（固定型） |
|
|
| HTML（リフロー型） |
|
|
ツールを決める
次に電子マニュアルの作成から共有、管理に必要なツールを決めましょう。
文書作成ソフト（WordやGoogleドキュメント）など使用する場合は、テンプレートを活用するといいでしょう。
より効率的に作成・管理したい場合は、マニュアル作成ツールがおすすめです。
たとえば「Dojoウェブマニュアル」では、スマホから簡単に画像や動画を活用したWebマニュアルを作成できます。
作成したマニュアルはクラウド上で共有でき、パスワード設定や権限管理も可能です。
マニュアルを作成する
マニュアルを作成する際は、技術的な内容をわかりやすく伝える「テクニカルライティング」の活用がおすすめです。
- 見出し（構成）から考える
- 結論から述べる
- 用語を統一する
- 曖昧な表現や冗長な表現を避けるなど
内容のわかりやすさだけでなく、見やすさも大事です。
- 段落ごとに分ける
- 適宜改行を入れる
- 大事なポイントを強調する（メリハリを付ける）など
読者の負担を減らすことを心がけるといいでしょう。
随時更新する
マニュアル完成後は、読者のフィードバックを取り入れながら、適宜更新していきます。
更新忘れを防ぐため更新するタイミングを決めるなど、運用ルールを作成しておくといいでしょう。
法人スマホ・タブレットの導入は
伊藤忠グループの「Belong」にお任せください！
弊社Belongの「Belong one レンタルプラン」は、伊藤忠グループの調達力を活かして、高品質な中古スマホ・タブレットを低価格でレンタルできるサービスです。
国内最大級のオペレーションセンターを有しており、中古端末でも安心してご利用いただけます。
- 25項目以上の検査をクリア
- 充実の保証・豊富なオプション
- 専用ツールを使ったデータ消去
「Belong one レンタルプラン」のサービス内容は次のとおりです。
| 取扱機種（一例） |
|
|
|---|---|---|
| 納期 | 1台から数千台まで迅速に対応可能 ＊詳細はお問い合わせください |
|
| キッティングオプション | あり | |
| ヘルプデスクオプション | あり | |
| 専用ツールを使ったデータ消去 | あり ＊「データ消去証明書」の発行も可能です |
|
| 保険・補償 | あり（レンタル料金に含む） | |
たとえばiPhone 7なら月額550円、iPad Air2なら月額660円からご利用いただけます（いずれも保証込み）。
「格安SIM」や「MDM」に関するご提案も可能です。
「Belong one レンタルプラン」は、次のようなニーズをお持ちの企業さまにおすすめです。
- 「できるだけ導入コストを抑えたい」
- 「迅速に導入したい」
- 「安心感・信頼感のあるサービスを利用したい」
また、高品質な中古スマホ・タブレットを低価格で購入できる「Belong One 販売プラン」 もご用意しております。
ご利用の流れは、下記のとおりです。
＊レンタルプランの場合
まずは下記のフォームからお問い合わせください！
- 「新品と中古・購入とレンタル、どれを選ぶか迷っている」
- 「どの機種がいいかわからない」
という場合も、お気軽にご相談くださいませ。
お客様のニーズに合わせて、最適なプランをご提案いたします。
