DX推進はペーパーレスから始まる｜メリット・デメリットや注意点など

DXは、企業におけるビジネスの競争力を強化するための重要なカギです。
その第一歩として多くの企業がペーパーレス化に取り組んでいます。

本記事では、ペーパーレス化の必要性や役割を知りたいとお考えの方に向けて、

• DXのおけるペーパーレス化の位置付け
• ペーパーレス化のメリット・デメリット
• ペーパーレス化推進のポイント

をわかりやすく解説していきます。

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DX推進はペーパーレス化から始まる

DXとは、「Digital Transformation：デジタルトランスフォーメーション」の略で、デジタル技術を活用してビジネスや社会を変革することを指します。

2018年に経済産業省が公表した「DXレポート〜ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開〜」では、日本企業が十分にDXの取り組みを行わなかった場合、2025年以降に最大で年間12兆円の経済損失が発生すると試算し話題となりました。

DXと「2025年の崖」については、下記の記事で詳しく解説しています。

「2025年の崖」とは｜DXの問題点と対策をわかりやすく解説

東京都では、2021年に発表した「シン・トセイ 都政の構造改革QOSアップグレード戦略」プロジェクトの中で、都政のDX実現に向けて「5つのレス徹底」を推進しています。
5つのレスとは、下記の5点についてアナログ環境から、オンライン・デジタルをベースとしたデジタル環境へ転換する取り組みです。

• ペーパーレス
• FAXレス
• はんこレス
• キャッシュレス
• タッチレス

中でも「ペーパーレス」は、情報のデジタル化による生産性向上やリモートワークの促進などに直結し、DXの実現に欠かせません。紙代やコピー代、保管スペース費用など、目に見えやすいコスト削減にもつながります。

効果の多いペーパーレス化ですが、あくまでDXの手段の一つにすぎません。ペーパーレス化＝DXではない点には注意しましょう。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

ペーパーレス化のメリットは、下記のとおりです。

• コスト削減
• 業務効率化
• セキュリティ向上
• 多様な働き方が可能に
• 企業イメージの向上

ペーパーレス化は、紙にかかるコストの削減や、業務の効率化において、高い効果が期待できます。

一方、紙からデジタルへの移行する際には、注意したいポイントもあります。

• 移行にコストがかかる
• 従業員にITリテラシーが求められる
• 紙のほうが便利な場合がある

ペーパレス化のメリット・デメリットの詳細は、下記の記事からご覧いただけます。

ペーパーレス化とは｜メリット・デメリットや成功事例を紹介

ペーパーレス化を推進する方法

パーパーレス化、ひいてはDXの推進につなげるために、大事なポイントを2つ紹介します。

• できることから小さく始める
• バックオフィスを中心に定型化された業務から始める

できることから小さく始める

ペーパーレス化をスムーズに進めるには、最初からすべてを移行するのではなく、できることから小さく始めることが重要です。

一度にすべてをペーパーレス化しようとすると、システムの整備や従業員教育に多くの時間とコストがかかり、課題が噴出して前に進まない可能性があります。まずは、一部の業務やプロセスからペーパーレス化し、結果を評価しながら順次範囲を広げていくと良いでしょう。

段階的なアプローチにより問題を早期に発見し、ペーパーレス化のノウハウを蓄積しながら進められます。

バックオフィスを中心に定型化された業務から始める

ペーパーレス化は、定型的な業務や手続きを行うバックオフィス領域でとくに大きな効果を発揮します。

バックオフィス業務には、書類の作成や承認、保存、共有、報告など紙ベースの作業が多いため、デジタル化により効率性と生産性の大幅な向上が可能です。また、自動化によるヒューマンエラーの削減で、質の向上も期待できます。

初期段階にバックオフィス業務のペーパーレス化で成功体験を積み重ねることで、その後の複雑な業務やプロセスのペーパーレス化推進に自信を持って取り組めるでしょう。

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