ペーパーレス化に役立つツール・システム5選｜代表的なサービスも
2022.10.09
働き方改革やテレワークに欠かせないペーパーレス化。コスト削減や業務効率化に有効なことはわかっていても、「どこから手をつけて良いかわからない」という企業も多いのではないでしょうか。
そんなときは、多くの企業で活用されているツールやシステムを知ることがひとつのヒントになります。
本記事では、「ペーパーレス化に役立つツールを知りたい」とお悩みの方に、
ペーパーレス化が有効な5つの分野をピックアップし、
- ツールやシステムの特徴
- 導入効果が高い企業
- 代表的なサービス
をわかりやすく解説します。
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目次
ペーパーレス化とは
「ペーパーレス化」とは、電子化によって紙の使用をなくすことです。
企業においては、紙に印刷して管理・運用していたビジネス文書や資料などを電子化することで、コスト削減や業務効率化を図る取り組みを指します。
ペーパーレス化の方法は大きく次の2通りです。
- 紙の既存文書を電子化する
- 従来は紙に印刷していた情報を、電子ファイルのまま保管し利用する
紙の既存文書を電子化して、ファイルサーバやクラウド上で管理すれば、物理的な制約を受けずに、いつでもどこでも情報を閲覧でき、業務を効率化できます。
また、Web会議や電子決裁、タブレット営業など、紙を使わない業務運用を確立すれば、従来、紙の印刷や保管にかかっていたコストの削減が可能です。
ペーパーレス化の基礎知識やメリット・デメリット、導入のポイントは、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
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ペーパーレス化に役立つツール・システム5選
業種や企業の規模を問わず活用できるペーパーレス化ツール・システムとして、次の5つの分野を選びました。
- 勤怠管理システム
- タブレット
- 電子契約システム
- ワークフローシステム
- 文書管理システム
それぞれ詳しく見てみましょう。
勤怠管理システム
「勤怠管理システム」とは
- 出退勤時刻の登録
- 労働時間の管理
- 残業や休暇の申請・承認
など、勤怠に関する一連の業務を扱うシステムです。
勤怠管理システムを活用すれば、記録漏れや不正申告、集計ミスなど、さまざまなリスクや手間を大幅に軽減できるでしょう。
勤怠管理システムの特徴
- スマホやICカードで出退勤を記録可能
- テレワークや外出先から打刻できる製品も
- 残業時間や休暇も管理できる（法令違反を防止できる）
- 給与計算や会計システムなどと連携し、バックオフィス業務を効率化可能
こんな企業におすすめ
- 「出勤簿の記載漏れや誤記のチェック、訂正に苦労している」
- 「出勤簿やタイムカードからの転記や手計算でミスが多い」
- 「残業時間や有給休暇取得状況を正確に把握したい」
代表的なサービス
勤怠管理システムについては、以下の記事でさらに詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
タブレット
「タブレット」は、スマホより画面が大きなタッチパネル式のモバイル端末です。
- A4用紙やB5用紙に近いサイズ感
- 持ち運びのしやすさ
- 簡単な操作性
など、ペーパーレス化と相性抜群のデバイスと言えるでしょう。
電子化した資料をサーバーやクラウド上に保管し、ネットワークを介してタブレットで閲覧すれば、大量の資料が1台で持ち歩けます。
タブレットの特徴
- いつでもどこでも資料を閲覧できる
- 印刷や保管にかかるコストを削減可能
- 指やタッチペンで書き込みも可能
- 動画や音楽を使ったリッチなプレゼンも可能
こんな企業におすすめ
- 「現場作業員が手順書や図面を現場に持ち歩くのが負担」
- 「会議資料の印刷にかかるコストや準備時間を削減したい」
- 「動的なコンテンツを活用して効果的な営業を行いたい」
おすすめのタブレット
業務用タブレットには次の特徴を持つiPadがおすすめです。
- 比較的高性能
- 高品質なアプリが充実
- Apple PencilやSmart Keyboardなど操作性を高める純正アクセサリ
- Apple製品との高い親和性
タブレットをペーパーレス化に活用するポイントは、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
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電子契約システム
「電子契約システム」とは、オンライン上で契約を締結するシステムです。
PDF形式で作成した契約書に電子署名とタイムスタンプを付与することで、書面の契約書と同等の法的効力を持たせられます。
電子契約システムを活用すれば、
- 書面の作成
- 権限者の押印
- 取引先とのやりとり
などにかかる時間と労力を大幅に削減できます。
電子契約システムの特徴
- 収入印紙代がかからない
- 取引先とオンライン上で共有でき、手渡しや郵送が不要
- いつでもどこでも契約書の確認や電子押印が可能
- システム上で管理できるので、保管の手間や紛失リスクなし
こんな企業におすすめ
- 「取引先との契約手続きにかかる時間とコストを削減したい」
- 「契約書類を管理する手間や紛失のリスクを無くしたい」
- 「テレワーク中に契約書の押印のために出社するのをやめたい」
代表的なサービス
ワークフローシステム
「ワークフローシステム」とは、社内のさまざまな申請・決裁手続きを電子的に行うシステムです。
- 稟議書や経費申請
- 報告書
- 議事録回覧
といった権限者の決裁を伴うさまざまな手続きがシステム上で可能になります。
ワークフローシステムを導入し申請・決裁手続きをペーパーレス化することで、申請・決裁者の負担を軽減し、時間とコストを削減できます。
ワークフローシステムの特徴
- テンプレートを使って簡単に申請できる
- 決裁の進み具合が一括で確認可能（処理漏れや遅延を防止可能）
- 書類に合わせて正しい回付ルートを設定できるので迷わない
- 紙の書類の作成・回覧や押印のための出社が不要
こんな企業におすすめ
- 「書類の回覧が途中で止まって手続きがよく遅延する」
- 「テレワーク中に書類の回覧や押印のために出社するのをやめたい」
- 「申請書類の印刷コストや保管スペースを削減したい」
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文書管理システム
「文書管理システム」とは、電子化した社内のさまざまな書類を、適切に仕分けて、保管・管理するシステムです。サーバーにファイルを保存するだけでなく、活用しやすい機能が充実しています。
電子化した書類を適切に仕分けて管理することで、必要な情報の検索や、社内での共有がスムーズに行えます。
文書管理システムの特徴
- 検索性が高く目的の書類を探しやすい
- 印刷や保管にかかるコストを削減可能
- 複数の拠点やテレワークで書類の共有が可能
- アクセス権限設定やアクセスログ記録で高いセキュリティを実現
こんな企業におすすめ
- 「紙の書類がオフィスのスペースを圧迫している」
- 「紙の書類やサーバー上のファイルを探すのに時間がかかる」
- 「ペーパーレス化で紙を電子化したが、十分に活用できていない」
代表的なサービス
まとめ
ペーパーレス化は、一度にすべてを対応するのではなく、やりやすい部分や優先度の高い部分から段階的に導入するのが成功の秘訣です。
優先度の高さは、各企業が抱える課題やペーパーレス化の目的によって異なります。
本記事を参考に、自社の課題やペーパーレス化の目的と照らして、導入すべきペーパーレス化ツール・システムをご検討ください。
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