ペーパーレス化とは｜メリット・デメリットや成功事例を紹介
2022.10.09
近年、テレワークの普及やDX（デジタルトランスフォーメーション）の広がりをきっかけに、企業のペーパーレス化の動きが大きく加速しています。
本記事では、ペーパーレス化を進めるために、
- 「ペーパーレス化とは何かを知りたい」
- 「ペーパーレス化のメリットとデメリットを知りたい」
という方に向けて
- ペーパーレス化の基礎知識
- ペーパーレス化のメリット・デメリット
- ペーパーレス化推進のポイント
などをまとめて紹介します。
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目次
ペーパーレス化とは
「ペーパーレス化」とは、電子化によって紙の使用をなくすことです。
企業においては、紙に印刷して管理・運用していたビジネス文書や資料などを電子化することで、コスト削減や業務効率化を図る取り組みを指します。
ペーパーレス化の方法は大きく次の2通りです。
- 紙の既存文書を電子化する
- 従来は紙に印刷していた情報を、電子ファイルのまま保管し利用する
紙の既存文書を電子化して、ファイルサーバやクラウド上で管理すれば、物理的な制約を受けずに、いつでもどこでも情報を閲覧でき、業務を効率化できます。
また、Web会議や電子決裁、タブレット営業など、紙を使わない業務運用を確立すれば、従来、紙の印刷や保管にかかっていたコストの削減が可能です。
このように、ペーパーレス化はコスト面、業務効率面で企業経営をスマートにする取り組みと言えます。
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ペーパーレス化できる書類
ペーパーレス化といっても、すべての書類を電子化して、紙をいっさい無くして良いという訳ではありません。
どのような書類をペーパーレス化できるのでしょうか？
ペーパーレス化に関連する法律
国も企業のペーパーレス化を後押ししています。
ペーパーレス化に関連する法律に「e-文書法」「電子帳簿保存法」の2つがあります。いずれも、従来は各種法令によって紙での保存が義務付けられていた文書や帳簿について、電子データによる保存を認めた法律です。
対象は多岐にわたりますが、一例として以下のものがあります。
- 会計帳簿
- 契約書
- 領収書
- 株主総会議事録
など
2つの法律のうち税務関係の書類の電子化を認める「電子帳簿保存法」は、2022年に業務の手続きが大幅に緩和されてペーパーレス化を導入しやすくなりました。
参考：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf
ペーパーレス化に適した書類と適さない書類
上記の法令で保管が義務付けられた文書や帳簿のほかにも、企業ではビジネスを行ううえでさまざまな書類が作成されます。
中にはペーパーレス化の効果が高い書類から、ペーパーレス化してはいけない書類までありますので、優先度を見極めて導入することが大切です。
ペーパーレス化の効果が高い書類には次のような書類が挙げられます。
| ビジネス文書 | 契約書や領収書など含め日々の業務で作成する文書を電子化して印刷コストや保管の負荷を削減 |
|---|---|
| 会議資料 | Web会議やディスプレイ共有の導入で、紙の印刷コストや配布の手間を削減 |
| 稟議・決裁書類 | ワークフローシステムの導入で、オンライン決裁を可能とし生産性向上 |
| パンフレットや営業資料など | 紙からWeb閲覧やタブレット営業へのシフトで印刷物を削減 |
一方で、以下の書類はペーパーレス化せずに紙媒体で残すべきものです。
| 災害時のマニュアルや手引きなど | 緊急時にすぐに閲覧できる必要があるため |
|---|---|
| 免許証や許可証 | 現物を保持することで証明の役割を果たすため |
ペーパーレス化の現状
世の中の企業では、どのくらいペーパーレス化が進んでいるのでしょうか？
2021年にペーパーロジックが経営者を対象に実施した「「ペーパーレス化に伴う2022年度予算」に関する調査」では、70%以上の企業がペーパーレス化を推進しているという回答でした。
一方で、同じく2021年に一般社団法人日本能率協会が、幅広い世代の正社員・役員・経営者を対象に実施した「ペーパーレス化の取り組み・実施状況」の調査では、半数以上が「直近1年間でペーパーレス化が進んでいない」と回答しています。
これらの調査結果から、経営レベルでペーパーレス化を進めているものの、現場では十分に効果を実感できていないケースもあるという実態も見えてきます。
ペーパーレス化のメリット・デメリット
ペーパーレス化のメリット・デメリットを見てみましょう。
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ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化の主なメリットは次のとおりです。
- コスト削減
- 業務効率化
- セキュリティ向上
- 多様な働き方が可能に
- 企業イメージの向上
コスト削減
ペーパーレス化の大きなメリットの一つは、コスト削減です。
従来、紙で印刷していた書類を電子化することで、次のようなコストの削減が見込まれます。
- 紙代・トナー代
- プリンター・コピー機のリース費用・メンテナンス費用
- ホッチキスやクリップなどの消耗品代
- 契約書などの印紙代や郵送にかかる通信費
- シュレッダーや廃棄業者などの費用
また、これらの直接的な費用に加えて、保管する紙の量が減れば、キャビネットなど備品の削減や、倉庫などの賃貸スペース削減にもつながるでしょう。
このようにペーパーレス化は、紙の印刷や保管に関するさまざまなコストの削減が期待できます。
業務効率化
ペーパーレス化のもう一つの大きなメリットは、業務効率化です。
ペーパーレス化により、紙の印刷や紙でのワークフローにかかっていた作業時間を削減できます。
例えば、紙の資料を使って会議を行う場合、一般に次のような作業が必要です。
- 会議資料をプリント
- 人数分コピー・製本
- 会議の開始時に出席者に配布
- 会議後にシュレッダーで廃棄
こうした作業が、毎日、社内で行われる会議の数だけ積み重なると、膨大な工数になります。
Web会議やディスプレイ共有の仕組みを導入すれば、こうした紙の準備作業が不要となり、本来の生産的な業務に時間を費やすことが可能です。
また、稟議書などの決裁ワークフローも、紙でのハンコリレーから、ペーパーレス化してワークフローシステムを導入すれば、決裁までの時間を大幅に短縮できるでしょう。
このように、ペーパーレス化は紙による作業の無駄を省いて、業務を効率化させる効果があります。
セキュリティ向上
ペーパーレス化は、企業の情報を守るセキュリティ向上にも寄与します。
重要な情報を紙で保存する場合、キャビネットや倉庫に置いて鍵をかけるという物理的な保管が必要です。そして、その鍵も何らかの方法で安全に管理しなくてはなりません。
もし仮に、悪意のある社員が鍵を入手して資料を持ち出した場合、気付くのは難しいでしょう。また、災害時などに消失してしまう可能性もあります。
電子化してサーバー上やクラウド上で適切にアクセス管理すれば、権限のない社員による持ち出しを防げます。また、定期的にバックアップしておけば、災害時などにも復旧可能です。
このように、ペーパーレス化は重要な情報を保管する場合のセキュリティ向上も図れます。
多様な働き方が可能に
近年、テレワークの普及で多様な働き方が可能になりました。テレワークにはペーパーレス化が欠かせません。
もし、業務上必要な資料が紙媒体しかなければ、資料を閲覧するために出社を余儀なくされるでしょう。また、さまざまなワークフローが紙のハンコリレーで行われていれば、ハンコを押す上席者や書類の担当者は出社が必要になります。
このように、ペーパーレス化が行われていない状態では、テレワークのメリットを十分に享受できません。
テレワークで多様な働き方を実現するには、ペーパーレス化は避けて通れない道と言えるでしょう。
企業イメージの向上
近年の企業経営では、自社の利益追求だけでなく、社会的責任を果たすこと（CSR）も重要です。
ペーパーレス化は、紙を作るための森林伐採や、廃棄した紙を燃やす際のCO2排出を削減し、環境保全に寄与できます。
ペーパーレス化の推進は、近年キーワードとなっているSDGs（持続可能な開発目標）や、カーボンニュートラル（脱炭素社会）に積極的に取り組む企業として、対外的なイメージ向上にもつながるでしょう。
デメリット
ペーパーレス化には多くのメリットがある一方、デメリットもあります。
ただし、ペーパーレス化自体に問題があるということではありません。ペーパーレス化を導入し定着させる過程での課題が、デメリットと捉えられるということです。
- 移行にコストがかかる
- 従業員にITリテラシーが求められる
- 紙のほうが便利な場合がある
詳しく見てみましょう。
移行にコストがかかる
ペーパーレス化を進められない企業の大きな要因の一つは、移行にかかるコストでしょう。
ペーパーレス化は単に紙を廃止すれば良いという訳ではありません。紙で管理していた情報を電子データとして活用できるようにする必要があります。
そのためには、データを保管するためのインフラ整備や、データ活用のためのツール・クラウドサービスの導入、情報閲覧用のデバイス配布などが欠かせません。また、ペーパーレス化を進めるための体制や、社員教育などの人件費も必要です。
このような移行時のコストが、ペーパーレス化を踏みとどまらせる大きな壁となります。しかし、一度ペーパーレス化が定着すれば、恒久的に紙にかかっていたコストの削減や、業務効率化のメリットが享受できるため、長期的な目線で判断することが大切です。
従業員にITリテラシーが求められる
ペーパーレス化は、既存の紙を使った業務を大胆に変革し、ICT化することになります。
そのため、ITリテラシーの高い若年層は比較的スムーズに移行できるでしょう。しかし、長年紙での業務に慣れ親しんだ年配者の中には、すぐに新たなツールなどを使いこなせない人も少なくありません。
ペーパーレスへの過渡期には、慣れない業務で一時的に生産性が落ちることもありますが、長期的な視点で社員を教育しITリテラシーを底上げすることが重要です。
紙のほうが便利な場合がある
長年紙での業務に慣れ親しんでいると、ペーパーレスへの移行当初は紙と比べて不便に感じることも少なくありません。
例えば以下のようなことが考えられるでしょう。
- 紙の方が視認性が良い場合がある
- 紙の方が手書きのメモをとりやすい
- 紙はデバイスの故障や通信障害の影響を受けない
何事にも一長一短があるため、当然紙の方が良い点もあります。
経営層は、これら紙の利点とペーパーレス化で得られるメリットを比べ、どちらが企業にとって有効かを判断する必要があるのです。
ペーパーレス化を推進するポイント
ペーパーレス化をスムーズに進めるには、どのような点に注意すれば良いでしょうか？
次の2つのポイントを解説します。
- 従業員に理解を求める
- 段階的に移行する
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従業員に理解を求める
ペーパーレス化は大胆な業務の変革を伴うため、従業員の十分な理解を得たうえで進めることが大切です。
現場の従業員にとって慣れ親しんだ紙での業務が変わることは、新しいやり方を覚える負担から、心理的な抵抗感を感じることも少なくありません。
心理的な抵抗感を取り去ってスムーズに進めるためには、経営層がペーパーレス化の目的や効果を明確にし、現場にしっかりと周知しましょう。ペーパーレス化は単なるコスト削減ではなく、従業員にとっても無駄な作業を減らして業務を効率化できるメリットがあるという共通認識を持つことが成功の秘訣です。
段階的に移行する
ペーパーレス化は、最初からすべてを移行するのではなく、段階的に進めることが重要です。
一度にさまざまな業務が変わると現場が混乱して思うように進まず、結果的に失敗してしまう可能性が高まります。
まずは、ペーパーレス化しやすい業務を、部署やプロジェクトなど小さな単位で試験的に導入し、効果や課題を洗い出しましょう。そして、課題を解消しながら、徐々に対象者や業務の範囲を拡大していくことが、大きな混乱を招くことなくスムーズにペーパーレス化を進めるポイントです。
ペーパーレス化に役立つシステム・ツール
ペーパーレス化は、単に紙を電子化するだけでなく、紙で行っていた業務をシステムやツールに置き換えることで、大きく生産性を高められます。
ペーパーレス化に役立つ代表的なシステムやツールは次のとおりです。
| システム・ツール | 活用例 |
|---|---|
| 勤怠管理システム | 手書きの出勤簿で管理していた出退勤を、スマホやPCからボタンひとつで登録できるようにして業務を効率化 |
| タブレット | タブレットで動画や音楽を交えた営業を行うことで、紙での説明よりも顧客への訴求力アップ |
| 電子契約システム | 取引先との契約書にかかる印紙代や、郵送するための通信費を削減 |
| ワークフローシステム | 紙によるハンコリレーを電子決裁に置き換えて、書類回付の手間をなくし決裁にかかる時間を短縮 |
| 文書管理システム | 書類を電子データで保管することで、紙の保管スペース削減に加え、簡単に検索でき業務効率向上 |
ペーパーレス化に役立つシステムやツールは、以下の記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
ペーパーレス化の成功事例
最後に、実際にペーパーレス化を導入して成果をあげた自治体や企業の事例を紹介します。
| 企業・自治体 | 成功事例 |
|---|---|
| 長野県長野市 | ICTを活用してペーパーレス会議を導入し、紙の使用量や会議の準備時間を削減 |
| JAきたそらち | タブレットを活用したペーパーレス会議を導入し、印刷・製本・配布・差替えにかかるコストをほぼゼロに |
| 伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 | オフィス移転にあわせて短期間で30万枚の紙を電子化し、検索・共有可能に |
| 株式会社ネクスコ・メンテナンス関東 | 作業現場へ持ち運んでいた大量の資料が、電子化でタブレット1台になり作業員の負担が軽減 |
| 電通ランウェイ | 電子契約サービスの導入により、申請から契約締結までをペーパーレス化し期間を短縮 |
| 富国生命保険相互会社 | 膨大な紙の文書を電子化し、保管スペースの削減と検索・共有による情報活用を実現 |
紹介した成功事例の詳しい内容は以下の記事で解説していますので、あわせてご覧ください。
＼国内最大級のオペレーションセンターだからできる／
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まとめ
ペーパーレス化は単なる紙の削減にとどまらず、業務を効率化して経営をスマートにする効果も期待できます。
紙文化からペーパーレスへの移行では、業務を変えることに対する従業員の抵抗や、一時的な生産性低下など痛みを伴うこともあるでしょう。
しかし、ペーパーレス化をうまく導入できた企業と、紙での業務から抜け出せない企業とでは、時間とともにコスト面や生産性の面で大きな差がついていく可能性があります。
本記事をペーパーレス化の推進に役立てていただければ幸いです。
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