【2023年】ペーパーレス会議システム6選｜メリットや選び方も
2023.07.17
DXの推進やペーパーレスによるコスト削減を目的に、ペーパーレス会議システムの導入を検討している企業は多いでしょう。
しかし、数あるシステムの中から「どれを選べば良いか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか？
本記事では、ペーパーレス会議システムにの基礎知識から選び方、おすすめのペーパーレス会議システムまで詳しく解説します。
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目次
ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、紙の一部（またはすべて）をデジタルデバイス（PC、タブレット、スマートフォンなど）に置き換え、会議をより円滑に運営するためのシステムです。
ペーパーレス会議システムでできることと、導入するメリットを見てみましょう。
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ペーパーレス会議システムでできること
ペーパーレス会議システムは、会議の準備から進行、会議後の資料管理・閲覧までを一手に担います。
ペーパーレス会議システムが提供するおもな機能は、下記のとおりです。
| できること | 説明 |
| 資料共有・閲覧 | 参加者全員が会議資料を同時に見たり、ダウンロードしたりできる機能。 一元化された場所での資料管理により、会議の進行をスムーズにする。 |
| リアルタイム編集 | 資料やドキュメントをリアルタイムで共同編集できる機能。 複数人の意見を即時反映し、議論を活性化する。 |
| チャット | 会議参加者がリアルタイムでテキストベースのコミュニケーションを取れる機能。 音声が使えない状況でも情報共有が可能。 |
| 画面共有 | 自分のデスクトップや特定のアプリケーションの画面をほかの参加者と共有する機能。 デモやプレゼンテーション時に有用。 |
| ホワイトボード | ブレインストーミングやアイデアの視覚化を可能にするスペース。 共有画面上で手書き入力も可能。 |
| メモ | 会議中の重要な情報や決定事項を記録し、後から参照できる機能。 会議の記録やアクションアイテムの追跡に役立つ。 |
ペーパーレス会議システムのメリット
ペーパーレス会議には、下記のようなメリットがあります。
- 資料の準備管理にかかる手間が省ける
- 紙にかかるコストを削減できる
- リモート会議に対応できる
従来の紙ベースの会議では、資料の修正や更新に手間がかかっていましたが、ペーパーレス会議のデジタル資料では簡単に修正や更新が可能です。紙の印刷やコピー、配布、保管なども不要なため、紙の運用にかかるさまざまなコスト削減も実現できます。また、資料をデジタル化すれば遠隔地からでも参照でき、リモート会議の推進にも有効です。
ペーパーレス会議システムを活用すれば、必要な資料や機能を一元化できるため、より業務の効率化が期待できます。
またアクセス制御機能を持っているものも多くあり、セキュリティ的にも安心です。
ペーパーレス会議の詳しいメリット・デメリットについては、下記の記事をご覧ください。
ペーパーレス会議システムの選び方
ペーパーレス会議システムは、多くの事業者から、さまざまな特色を持ったサービスが提供されています。
ペーパーレス会議システムを選ぶ際の5つのポイントを解説します。
- 提供形態
- 対応デバイス
- 対象規模
- 機能
- サポート
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提供形態
ペーパーレス会議システムの提供形態には、大きくクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は、インターネットを介してペーパーレス会議システムのサービスを利用する形態です。ユーザー数に応じて月額利用料を支払って利用します。
一方、オンプレミス型は自社のサーバー上にシステムを構築します。自社で運用するため、基本的に利用料はかかりません。
それぞれの提供形態のおもな特徴をまとめると下記のとおりです。
| クラウド型 | オンプレミス型 | |
| 初期コスト | ◯（安い） | ×（高い） |
| 導入期間 | ◯（すぐに利用可能） | ×（構築に時間がかかる） |
| 運用負荷 | ◯（事業者が対応） | ×（自社で対応） |
| スケーラビリティ（拡張性） | ◯（柔軟性が高い） | ×（柔軟性が低い） |
| 機能のカスタマイズ | ×（自由度が低い） | ◯（自由度が高い） |
| セキュリティ | △（事業者に依存） | ◯（自社で対策可） |
| トータルコスト | クラウド型が有利だが、利用規模が大きくなるとオンプレミス型が有利 | |
導入予算や利用開始までの期間、セキュリティポリシー、自社のIT人材の有無などを考慮して、クラウド型とオンプレミス型のどちらが良いかを検討しましょう。
対応デバイス
ペーパーレス会議システムを選ぶ際には、対応デバイスも重要な要素の1つです。導入時には、どのデバイスに対応しているかを確認しましょう。
ペーパーレス会議のデバイスはおもに、「パソコン」「タブレット」「スマートフォン」の3つがあります。
| パソコン | タブレット | スマートフォン | |
| 画面サイズ | ◯ | ◯ | × |
| 持ち運び | × | △ | ◯ |
| 直感的なタッチ操作 | △ | ◯ | ◯ |
| キーボード操作 | ◯ | △ | × |
会議室などに備え付けて利用するなら、画面が大きくキーボード操作もできるパソコンまたはタブレットが良いでしょう。
持ち運んでさまざまな場所で会議をする場合には、タブレットがおすすめです。スマートフォンは画面が小さく資料が見づらいため、タブレットが使えない場合の補助デバイスとしての利用に向いています。
また、ペーパーレス会議システムによって、対応OS（Windows、Android、iOS/iPadOSなど）が異なるため、自社のデバイス環境に合致しているかも確認しましょう。
ペーパーレス化におすすめのタブレットについては、下記の記事で詳しく解説しています。
対象規模
ペーパーレス会議システムを導入する場合には、対象規模にも注意しましょう。
システムやプランによって、最低ユーザー数や同時接続できる人数が制限される場合があります。
特に大規模な人数での利用を予定している場合には、事業者に対応可能かを確認しましょう。
機能
ペーパーレス会議を導入して効果的に活用するためには、各システムの強みを理解することも重要です。
システムによって、会議進行をスムーズにするための機能が充実しているものや、資料管理が得意なシステムなどの特色があります。
会議進行を重視する場合には、下記のような機能を重視すると良いでしょう。
- 画面共有
- ホワイトボード
- チャット機能
資料管理を重視する場合には、下記の機能が充実したシステムがおすすめです。
- 資料共有・閲覧
- リアルタイム編集
- データ保存・アーカイブ
また、会議では企業の重要情報が扱われることも多いでしょう。アクセス制限やパスワード保護、データ暗号化などセキュリティ機能がしっかりと整っていることもチェックしましょう。
ただし、機能が多ければ良いというわけではありません。使わない機能ばかり多くても、無駄になってしまいます。機能と料金のバランスがとれたシステムを選ぶことが重要です。
サポート
ペーパーレス会議を選ぶ際には、サポートの充実度もチェックしましょう。
導入後もスムーズに利用を続けるためには、事業者による適切なサポートが重要です。たとえば、技術的な問題への対応、操作方法の問い合わせ、システムの更新情報の提供などが挙げられます。
多くのサービスでは一定期間のお試し利用を提供しており、実際に使用感を確認可能です。そのあいだにサポート体制もチェックし、長く安心して使えるかを確かめて選ぶと良いでしょう。
ペーパーレス会議システム6選
ここからは、具体的なペーパーレス会議システムの特徴やサービス概要を紹介します。
おすすめのペーパーレス会議は下記の6つです。
- エステック「ECO Meeting」
- NEC「ConforMeeting/e」
- 日本インフォメーション「スマートセッション」
- キッセイコムテック「SmartDiscussion」
- MetaMoJi「MetaMoJi Share for Business」
- 富士ソフト「moreNOTE」
料金はすべて税込です。
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エステック「ECO Meeting」
「ECO Meeting」は、株式会社エステックが提供するペーパーレス会議システムです。
発売から10年の実績を持ち、大学・JA・金融・医療などの業界を中心に、多くの企業・組織に導入されています。
業界最高水準の高度なセキュリティと、会議利用を考えた使いやすい機能を備え、下記のような幅広いシーンで活用が可能です。
- 営業会議・チームミーティング
- テレワーク
- 役員会議
- セミナー・講習会
「ECO Meeting」のおもなサービス概要は下記のとおりです。
| 提供形態 | クラウド オンプレミス |
|
| 料金 | クラウド | 初期費用：55,000円 アカウント費用：1,100円 / 1アカウント ストレージ費用（追加分）：1,100円 / 1GB |
| オンプレミス | 要問い合わせ | |
| お試し利用 | ◯（1ヶ月間すべての機能をお試し可） ※クラウド版のみ | |
| 対応デバイス | タブレット（iPad／Windows） PC（Windows） |
|
NEC「ConforMeeting/e」
https://jpn.nec.com/conformeeting/e/index.html
「ConforMeeting/e」は、大手電機メーカーのNECが提供するペーパーレス役員会議システムです。
役員会議に特化している点が特徴で、議論活性化や事務局サポートのための、下記のような機能が充実しています。
- 幅広い利用者を想定した画面設計
- 多くの操作を参加者全体へ同期でき、ストレスなく意思疎通が可能
- ドラッグ&ドロップで会議直前の資料差し替えも可能
- 発表者の切り替えや参加者ステータス確認などの事務局機能を提供
- 登録した議事に従いオンラインでもスムーズな進行が可能
「ConforMeeting/e」のおもなサービス概要は下記のとおりです。
| 提供形態 | クラウド オンプレミス |
|
| 料金 | クラウド | 基本サービス：22,000円 追加ユーザ：2,200円 / 1ID 追加ディスク：5,500円 / 5GB BOX連携オプション：11,000円 |
| オンプレミス | 要問い合わせ（標準価格 350万円〜） | |
| お試し利用 | ◯（1ヶ月間） | |
| 対応デバイス | タブレット（iPad／Android／Windows） PC（Windows） |
|
日本インフォメーション「スマートセッション」
https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/
「スマートセッション」は、日本インフォメーション株式会社が提供する、10年を超える販売実績を持つペーパーレス会議システムです。
情報セキュリティの国際規格「ISO27001」「ISO27017」の認証を取得しており、安心・安全に利用できるセキュリティ対策がなされています。
利用者が直感的に使える操作性と、下記のような豊富な機能が特徴です。
- ページ同期
- メモ機能
- 行固定・列固定表示
- マルチデバイス対応
- アップローダーツール
- セキュリティ設定
「スマートセッション」のおもなサービス概要は下記のとおりです。
| 提供形態 | クラウド オンプレミス サブスクリプション（オンプレミス環境の月額利用サービス） |
|
| 料金 | クラウド | 初期費用：55,000円〜 月額利用料金：33,000円〜 |
| オンプレミス | 要問い合わせ | |
| サブスクリプション | 要問い合わせ | |
| お試し利用 | ◯（30日間） | |
| 対応デバイス | タブレット（iPad） スマートフォン（iPhone） PC（ブラウザ利用） |
|
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キッセイコムテック「SmartDiscussion」
「SmartDiscussion」は、キッセイコムテック株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。
企業向けと官公庁向けに分かれており、官公庁向けにはLGWAN（総合行政ネットワーク）から利用可能な「LGWAN-ASP」プランを提供しています。
企業向けのクラウドサービスでは、利用規模に応じて3つのプランが用意されている点も特徴です。
- スターター （利用規模・予算：小）
- スタンダード （利用規模・予算：小〜中）
- エンタープライズ （利用規模・予算：大）
もっとも小規模な「スターター」なら初期費用22,000円・月額22,000円（端末10台まで）で始められ、スモールスタートでペーパーレス会議を導入する場合に適しています。
「SmartDiscussion」のおもなサービス概要は下記のとおりです。
| 提供形態 | クラウド（企業 / 官公庁向け） オンプレミス（企業 / 官公庁向け） LGWAN-ASP（官公庁向け） サブスクリプション（企業向け） |
|
| 料金 | クラウド | ＜企業向け＞ スターター（端末10台 / データ容量500MB） 初期費用：22,000円 月額費用：22,000円 スタンダード（端末20〜200台 / データ容量1〜20GB） 初期費用：33,000円 月額費用：39,600円〜 エンタープライズ（端末50台〜 / データ容量5GB〜） 初期費用：88,000円 月額費用：107,800円〜＜官公庁向け＞ 要問い合わせ ※価格例：50ユーザー データ容量2GB 初期費用：33,000円 月額費用：52,800円〜 |
| オンプレミス | 要問い合わせ | |
| LGWAN-ASP | 要問い合わせ | |
| サブスクリプション | 要問い合わせ ※価格例：65,780円〜/月/20ライセンス |
|
| お試し利用 | ◯（30日間機能制限なし） | |
| 対応デバイス | タブレット（iPad／Android／Windows） スマートフォン（iPhone／Android） PC（Windows） |
|
MetaMoJi「MetaMoJi Share for Business」
https://product.metamoji.com/share/
「MetaMoJi Share for Business」は、株式会社MetaMoJiが提供するペーパーレス会議システムです。
下記のような豊富な機能で、資料の準備から会議の進行、振り返りまで、一連のプロセスをスマートにペーパーレス化します。
- 会議資料を簡単に変換・配布できる「MetaMoJiアシスタント」
- アプリ起動だけで1タップで会議参加できる「シェアビュー」
- 日本語手書き認識「mazec(マゼック)」を標準搭載
- メモは共有とプライベートを使い分け可
- 会議中の資料差し込みも可能
「MetaMoJi Share for Business」のおもなサービス概要は下記のとおりです。
| 提供形態 | クラウド | |
| 料金 | クラウド | 初期導入費用：110,000円 1ライセンス：13,200円 / 年 |
| お試し利用 | ◯（30日間機能制限なし） | |
| 対応デバイス | タブレット（iPad／Android／Windows） スマートフォン（iPhone／Android） PC（Windows） |
|
富士ソフト「moreNOTE」
「moreNOTE」は、大手システムインテグレーターの富士ソフトが提供するペーパーレス会議システムです。
下記のような機能で、対面でのペーパーレス会議から、テレワーク中のオンライン会議までさまざまな会議を効率化して議論を活性化できます。
- 予定表から会議資料へ素早く簡単にアクセス
- 簡単操作で画面を同期・解除でき議論やメモが自在
- 暗号化や権限・公開期間設定などで安全に資料を共有・閲覧
- 会議資料の検索機能で業務効率も向上
「moreNOTE」のおもなサービス概要は下記のとおりです。
| 提供形態 | クラウド オンプレミス オンプレミス（スタンドアローン） |
|
|---|---|---|
| 料金 | クラウド | 初期費用：39,600円 ライセンス費用：1,320円 / ID ※31ID以降は660円 / ID ディスク費用：1,320円 / GB |
| オンプレミス | 要問い合わせ | |
| オンプレミス（スタンドアローン） | 要問い合わせ | |
| お試し利用 | ◯（1ヶ月間 / 10ID・1GBまで） | |
| 対応デバイス | タブレット（iPad／Android／Windows） スマートフォン（iPhone／Android） PC（Windows／Mac） |
|
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