ビジネスフォンの基本的な使い方を解説 | 発信、着信、保留、転送
2022.03.25
この記事では、ビジネスフォンの基本的な使い方を「外線」と「内線」に分けて解説していきます。
- 外線：発信、着信、保留、転送
- 内線：発信、着信
わからないところからご覧になってみてください。
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ビジネスフォンとは
「ビジネスフォン」とは、オフィスや店舗、コールセンターなどで利用される電話システムのことです。
「主装置」と「専用電話機」を組み合わせることで、
- 一つの電話番号を複数の電話機で利用する
- 複数の電話番号を一つの電話機で利用する
- 社内通話を内線化する
といったことが可能になります。
一般的な家庭用電話機との違いやビジネスフォンのメリット・デメリットは、下記の記事からご覧いただけます。
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ビジネスフォンの使い方
ビジネスフォンの基本的な使い方を、「外線」と「内線」に分けて見ていきましょう。
外線
外線の基本操作は下記のとおりです。
- 発信
- 着信
- 保留
- 転送
発信
外線を発信する方法は2つあります。
「外線ボタン」を押す
- 受話器を取る
- 利用したい「外線ボタン（または「発信ボタン」）」を押す
- ダイヤルする
「外線ボタン」が点灯している場合は、他の電話機で使用中です。
「0」を押してからダイヤルする
外線ボタンの代わりに、電話番号の前に「0」を付ける方法もあります。
- 受話器を取る
- 「0」を押す
- ダイヤルする
たとえば「123-4567」に外線で発信する場合、「0-123-4567」と入力します。
着信
外線の着信があった場合、基本的には受話器を取るだけで大丈夫です。
設定によっては、受話器を取ったあと、点滅している「外線ボタン」を押す必要があります。
保留
通話中に「保留ボタン」を押して受話器を置くと保留状態になります。
通話を再開する
- 受話器を取る
- 再度「保留ボタン」を押す
別の電話機から通話を再開する（取次ぎ）
電話を取り次ぎたい人（Aさん）が近くにいる場合
- Aさんに「外線○番にお電話です。」と伝える
- Aさんが、手元の電話機の受話器を取る
- Aさんが、該当の「外線ボタン」を押す
電話を取り次ぎたい人（Bさん）が近くにいない場合
- 保留ボタンを押したあと、Bさんの内線番号にダイヤル
- Bさんが応答したら、「外線○番にお電話です。」と伝える
- Bさんが、該当の「外線ボタン」を押す
保留状態になると自動的に内線呼び出し状態になるので、取り次ぎたい人の内線番号（「10」なら「1」、「0」）を押すだけで大丈夫です。
転送
転送機能を利用すると、手元の電話機で受けた通話を他の電話機に転送することができます。
- 「転送ボタン」を押す（自動的に保留状態になる）
- 取り次ぎたい相手（Cさん）の内線番号にダイヤル
- Cさんが応答したら、外線を転送する旨を伝える
- 受話器を置く（Cさんの電話機に転送される）
転送と保留の違い
転送は、保留を取り次ぎする場合と比べると、
- 取次ぎ元が、外線番号を伝える必要がない
- 取次先が、該当する「外線ボタン」を押す必要がない
という違いがあり、取次ぎ間違いを防げます。
電話を取った時点で取り次ぐことが決まっている場合は、保留ではなく転送を利用するといいでしょう。
内線
発信
内線を発信する場合、基本的には呼び出したい内線番号をダイヤルするだけで大丈夫です。
- 受話器を取る
- 呼び出したい内線番号をダイヤルする
自動的に内線通話にならない場合は、受話器を取ったあとに「内線ボタン」を押します。
着信
内線の着信があった場合、基本的には受話器を取るだけで大丈夫です。
内線着信時は、外線とは異なる着信音が鳴ります。
また、ディスプレイに
- 相手の内線番号
- 登録された部署名
といった情報が表示されるので、一目でわかります。
ビジネスフォンの使い方まとめ
ビジネスフォンの基本的な操作を「外線」と「内線」に分けて解説しました。
- 外線：発信、着信、保留、転送
- 内線：発信、着信
「そもそもビジネスフォンって何？」という方は、一般的な家庭用電話機との違いやビジネスフォンのメリット・デメリットを解説した下記の記事をご覧になってみてください。
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