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ソフトフォンとは?IP電話との違いやメリット、利用する方法を紹介

ソフトフォンとは?IP電話との違いやメリ...

2022.06.08

クラウドPBX

オフィスで使う電話といえば、たくさんのボタンがついた固定電話のビジネスフォンが定番です。

しかし近年、専用の電話機がいらず、パソコンやスマホをビジネスフォン代わりに利用できる「ソフトフォン」の導入が広がっています。

この記事では、

  • 「ソフトフォンって何?」
  • 「IP電話と何が違うの?」

と疑問をお持ちの方に向けて、

  • ソフトフォンとは
  • IP電話との違い
  • ソフトフォンを利用する方法

を詳しく解説します。

ソフトフォンとは

「ソフトフォン」とは、パソコンやスマホに専用のアプリケーションをインストールして使用する電話のことです。

ソフトフォンでは、電話回線ではなくインターネット回線を使って通話します。コミュニケーションツールとして広く利用されているLINEやSkypeなども、ソフトフォンの一種です。

ソフトフォンは、VoIP(Voice over Internet Protocol)という技術を使って、音声をデジタル信号に変換してインターネット回線で送受信して通話します。ソフトフォン同士だけでなく、通常の電話回線を使った固定電話との通話も可能です。

機能面では、従来のビジネスフォンにある「保留」や「転送」といった基本的な機能に加えて、便利なビジネス向け機能を多く備えた製品・サービスもあります。

ソフトフォンとIP電話との違い

インターネット回線を使った電話といえば、IP電話をイメージする方も多いかもしれません。

IP電話とソフトフォンは、インターネット回線を介して通話する点は同じですが、通話用の端末が次のとおり異なります。

  • IP電話:ビジネスフォンタイプやPHSタイプの専用電話機が必要
  • ソフトフォン:専用電話機を必要とせず、パソコンやスマホに専用のアプリケーションをインストールして利用

ソフトフォンのメリット・デメリット

ソフトフォンには、従来のビジネスフォンと比べてどのような違いがあるのでしょうか。
メリット・デメリットを見てみましょう。

メリット

まずはソフトフォンの4つのメリットを紹介します。

  • 導入コストが低い
  • スマホをビジネスフォン代わりに利用できる
  • 便利な機能が豊富
  • 配線スッキリ・レイアウト変更も柔軟に可能

導入コストが低い

ソフトフォンはビジネスフォンと比べて、導入コストを低く抑えられます。

ソフトフォンには、ビジネスフォンを導入する際に必要だった主装置やPBXなどの機器購入・設置工事が不要です。また、高価な専用電話機を購入する必要もありません。

インターネット回線さえあれば、パソコンやスマホに専用のアプリケーションをインストールするだけでオフィス用電話として使えます。

このように、従来と比べて導入コストが大幅に削減可能です。

スマホをビジネスフォン代わりに利用できる

スマホにソフトフォンを導入することで、スマホをビジネスフォン代わりに利用できます。

外出先やリモートワーク先でも、内線通話の取次ぎや転送ができるため、お客さま対応や業務効率を向上させることが可能です。

また、オフィス外の社員同士の通話が無料の内線電話となるため、通話料の削減も図れます。

便利な機能が豊富

ソフトフォンは、製品やサービスによってさまざまな追加機能が提供されています。

従来のビジネスフォンにある「保留」や「転送」といった基本的な機能に加え、次のような機能を提供するサービスがあります。

  • 通話録音
  • 会議電話
  • IVR(音声自動応答)、CTI(PCと電話の統合)などのコールセンター機能
  • CRMや外部システムとの連携

これらの機能から必要な機能を選択して、自社に最適なオフィス電話環境を作ることができます。

配線スッキリ・レイアウト変更も柔軟に可能

ソフトフォンは、電話回線の配線や専用電話機の設置が不要なため、オフィスの配線をスッキリできます。

席替えやレイアウト変更の際の、電話機の移動や配線工事の手間とコストの削減が可能です。

デメリット

コスト面や利便性の面でメリットが多いソフトフォンですが、デメリットもあります。

ソフトフォンはインターネット回線を利用して通話するため、電話回線と比べて通話品質が不安定な場合があります。

例えば、業務で大量のデータを送受信していてインターネット回線が混雑している場合には、電話の発着信ができなかったり、通話が途切れたりする可能性があります。

業務の使用に耐えうるインターネット環境を用意することが大切です。

ソフトフォンを利用する方法

企業でソフトフォンを導入する場合には、「クラウドPBX」と併せて利用するのがオススメです。

クラウドPBXとは、電話交換の機能をインターネット経由で利用するサービスです。

クラウドPBXの多くは、サービスの一つとしてパソコンやスマホ向けにソフトフォンのアプリケーションを提供しています。ビジネスフォンの持つ基本機能に加えて、サービス事業者ごとにさまざまな機能を提供しています。

クラウドPBXについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

クラウドPBXとは?メリット・デメリットや選び方を徹底解説! – Belong法人向けサービス

また、クラウドPBX以外に、次のようなアプリケーションを個別に導入することも可能です。

Groundwire(グランドワイヤ) 音声通話だけでなくビデオ通話も可能。多くの便利機能も備えた有料アプリ。iOS、Android対応。
Bria(ブリア) PC・スマホのマルチOS対応。有料版はチャットやスクリーン共有などのオプション機能あり。
Zoiper(ゾイパー) PC・スマホのマルチOS対応。無料版と有料版があり、有料版は会議通話や保留転送が可能。

まとめ

ソフトフォンは従来のビジネスフォンと比べて、低コストで導入でき、利便性も高いため、今後ますます利用が広がるでしょう。

企業でソフトフォンを導入する場合は、クラウドPBXの導入も合わせて検討するのがオススメです。

現在使用しているビジネスフォンの入れ替えなどの際には、安くて便利なソフトフォンの導入を選択肢としてご検討ください。

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