業務におけるデジタル化とは？具体例やメリット、課題などを簡単に解説

業務における「デジタル化」は、アナログからデジタルへ置き換えによって業務を改善していくことを意味します。
近年DXに関連してよく耳にするデジタル化ですが、「デジタル化のメリットはあるの？」、「何から始めれば良いの？」と疑問に思う方も多いでしょう。

本記事では、

• デジタル化のメリットや課題
• DXや電子化との違い
• デジタル化を推進する方法

など、デジタル化に関する疑問にまとめてお応えしていきます！

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デジタル化とは

業務におけるデジタル化とは、デジタル技術を活用して業務の効率化したり、業務プロセスを変革したりすることです。

デジタル化と意味が似ている言葉に「DX化」、「電子化」があります。
DX化、電子化のそれぞれの意味は下記のとおりです。

• DX化：デジタル技術を活用してビジネスモデルを変革すること
• 電子化：アナログデータ（紙媒体など）をデジタルデータに変換すること

DX化はデジタル化より広い概念で、デジタル化によるビジネスモデル自体の変革を目的としています。
電子化はデジタル化より狭い概念で、デジタル化を進める手段の一つと言えるでしょう。

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業務における「電子化」とは？デジタル化との違いやメリット、注意点など

デジタル化の具体例

デジタル化の具体例として、下記の3つについて見てみましょう。

• ペーパーレス化
• チャットツールの導入
• オンライン会議システムの導入

ペーパーレス化

紙媒体を電子化して活用することを「ペーパーレス化」といいます。

• 紙資料で配布していた会議資料をデータで送付する
• 電子契約システムを導入する
  
• 会社のパンフレットやカタログを電子化する

最近は「OneDrive for Business」や「Google Workspase」など、便利なクラウドサービスが多くあります。
クラウドサービスを活用すると、場所に縛られず自由にファイルの共有や閲覧ができるため、情報共有や管理がよりスムーズになります。

ペーパーレス化の詳細は、下記の記事からご覧いただけます。

ペーパーレス化とは｜メリット・デメリットや成功事例を紹介

チャットツールの導入

チャットツールはメールと比べて多くのメリットがあります。

• より気軽にコミュニケーションできる
  
• グループでの対話も可能
  
• 外部ツールと連携して機能を拡張できる

いわば「コミュニケーションのデジタル化」といえるでしょう。

ビジネスチャットツールとしては、

• Chatwork
• Slack
• LINE WORKS

などが有名です。

オンライン会議システムの導入

オンライン会議システムの導入も、デジタル化の一つです。
会議や商談を必ずしも対面で行う必要がなくなるため、場所に制限されなくなるほか、

• 会場の確保
  
• 会場までの交通費
  
• 資料の準備・配布

などにかかるコストも削減できます。

ペーパーレス会議とは？メリット・デメリットや円滑に導入する方法を解説

デジタル化のメリット

デジタル化のメリットは、大きく3つに分けられます。

• 業務の効率化
• コストの削減
• BCP対策

業務の効率化

デジタル化によって、業務の効率化が期待できます。

• 印刷や郵送などの手間が省ける
• バックオフィス業務の一部（伝票入力や経費管理、勤怠管理など）を自動化できる
• データ共有がスムーズになる

デジタル化によって業務を効率化できれば、コア業務に注力できるようになります。

コストの削減

デジタル化は、費用の削減にも効果を発揮します。

• 人件費
• コピー用紙代やインク代
• 交通費
• 紙書類を保管するためのスペース代

ペーパーレス化を進め、チャットツールやリモート会議を活用すれば、オフィススペースの縮小にもつながります。

BCP対策

デジタル化はBCP対策にも有効です。
BCP（事業継続計画）とは、災害など不測の事態が起きた際に損害を最小限にとどめ早期復旧するため、事業継続の方法や手段をあらかじめ定めておく計画のことです。

重要な書類や資料をデジタルデータで管理することにより、

• データの消失を防げる
• 離れた場所からでもアクセスできる

といったメリットがあります。

適切なアクセス管理をすれば、セキュリティの強化にも役立ちます。

参考：中小企業庁「1.1 BCP（事業継続計画）とは」

デジタル化の課題

デジタル化には多くのメリットがありますが、まだまだ進んでいるとは言えません。
総務省が「我が国におけるデジタル化の歩み」によると、デジタル化における日本の競争力の低さが指摘されています。

我が国の順位は、ここ数年低下傾向にあり、2020年は、前年に比べて4位下がり、63か国・地域のうち27位となっている。
（引用：総務省「我が国におけるデジタル化の歩み」）

デジタル化の課題は、下記の3つです。

• デジタル化への投資が不十分
• デジタル化への不安
• デジタル化に対応できる人材の不足

デジタル化への投資が不十分

日本では、ICT（情報通信技術）への投資が減少しており、またICT投資の8割が現状のビジネスの維持などに充てられています。
システム開発においても、変化を前提にした開発方法（アジャイル開発など）の導入が進まず、最新技術やアーキテクチャへの対応が進んでいない状況です。

参考：総務省「我が国におけるデジタル化の歩み」

デジタル化への不安

デジタル化に対して不安を抱く人が多いことも、デジタル化が進まない要因の一つです。
総務省が2021年に実施した調査によると、デジタル化が進んでいない要因として「情報セキュリティやプライバシー漏えいへの不安（52.2％）」が最も多く、「利用する人のリテラシーが不足している（44.2%）」「利用者がデジタルに対する抵抗感を持っているから（33.7%）」など、現場レベルでの不安や抵抗も多いことがわかります。

デジタル化を推進するには、セキュリティ対策はもちろん、実際に利用する従業員に受け入れられる工夫が必要と言えるでしょう。

デジタル化に対応できる人材の不足

デジタル化の推進に必要なICT人材の不足も指摘されています。

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の調査結果（2019年度）によると、IT人材の量について、「大幅に不足している」又は「やや不足している」という回答の合計は、89.0%にも達している。
（引用：総務省「我が国におけるデジタル化の歩み」）

日本企業は外部ベンダーへの依存度が高く、組織内でICT人材が確保・育成しづらい傾向にあります。

デジタル化を推進する方法

デジタル化を円滑に進める方法を、3つの段階に分けて見てみましょう。

1. 課題を把握する
2. デジタル化の方法を検討する
3. デジタル化を実行する

1.課題を把握する

まずは現状の課題を洗い出し、デジタル化の必要性を検討します。
業務全体の中でどこがボトルネックになっているか、多角的に見ることが大事です。

• 人員が足りていない
• 定型的な作業に時間がかかっている
• 不測の事態が起きたときに損失が大きいなど

2.デジタル化の方法を検討する

デジタル化によって解決できそうな課題の中で優先順位を決め、具体的な方法を検討します。
システム・ツールの費用や機能だけでなく、従業員のITリテラシーに合わせて、使いやすいものを選ぶことが大事です。

3.デジタル化を実行する

システム・ツールなどによってデジタル化を実行する際は、できるだけ従業員の負担が少なくなるよう配慮します。

• デジタル化の目的を共有する
• 運用ルールを決めておく
• 現場の声を聞きながら、運用方法や設定を改善していく

導入するだけでなく、より高い効果が発揮できるようブラッシュアップを重ねることが大事です。
初めのうちはトラブルが起きやすいので、影響の少ないところから限定的に実行し、少しずつ拡大していくといいでしょう。

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