ペーパーレス化の成功事例6選｜自治体から企業まで

これからペーパーレス化に取り組む企業や、「ペーパーレス化が思うように進まない」とお悩みの企業は、他社の成功事例が参考にしてみましょう。

本記事では、「ペーパーレス化に成功した6つの自治体や企業の事例」をわかりやすく紹介します。
ペーパーレス化の成功につながりましたら幸いです。

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ペーパーレス化とは

「ペーパーレス化」とは、電子化によって紙の使用をなくすことです。

企業においては、紙に印刷して管理・運用していたビジネス文書や資料などを電子化することで、コスト削減や業務効率化を図る取り組みを指します。

ペーパーレス化の方法は大きく次の2通りです。

• 紙の既存文書を電子化する
• 従来は紙に印刷していた情報を、電子ファイルのまま保管し利用する

紙の既存文書を電子化して、ファイルサーバやクラウド上で管理すれば、物理的な制約を受けずに、いつでもどこでも情報を閲覧でき、業務を効率化できます。

また、Web会議や電子決裁、タブレット営業など、紙を使わない業務運用を確立すれば、従来、紙の印刷や保管にかかっていたコストの削減が可能です。

ペーパーレス化の基礎知識やメリット・デメリット、導入のポイントは、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

ペーパーレス化とは｜メリット・デメリットや成功事例を紹介

ペーパーレス化の成功事例6選

ペーパーレス化に取り組む際の参考になる、6つの自治体や企業の成功事例を紹介します。

• 長野県長野市
• JAきたそらち
• 伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
• 株式会社ネクスコ・メンテナンス関東
• 電通ランウェイ
• 富国生命保険相互会社

長野県長野市

長野市では、頻繁に開催される庁内での会議運営において、次のような課題を抱えていました。

＜課題＞

• 会議資料の印刷や配布、差替えに多大な手間とコストがかかる
• 保管用の資料がスペースを占拠し、執務環境が悪化

市長からのペーパーレス化の指示を機に、ペーパーレス会議実現のために長野市が行った施策は次のとおりです。

＜施策＞

• 会議室に座席分のノートパソコンと大型ディスプレイを設置し画面共有を可能に
• 会議資料はディスプレイ表示を意識して、文字の羅列ではなくポイントを押さえた記載に
• 資料の提出や会議後の格納・公開・アクセス権限設定もルール化

ペーパーレス会議は、紙の削減効果が高い会議から試行的に導入し、効果を確認後にほぼ全ての会議に拡大されました。

長野市のペーパーレス会議導入では、次のような効果が出ています。

＜効果＞

• 当初の目標を超える紙を削減しSDGsに寄与、紙の保管スペースにも余裕が生まれた
• 従来は2時間かかっていた会議資料の準備時間が6分の1に短縮できた
• ポイントを押さえた資料で会議の議論も活性化

ペーパーレス化の取り組みが単なる紙の削減だけでなく、業務効率化につながった好事例と言えるでしょう。
参考：https://www.soumu.go.jp/main_content/000152619.pdf

JAきたそらち

「JAきたそらち」は、北海道中央部の1市3町を区域とする広域JAです。

同社でも長野市と同様に定例会議の運営に次のような課題意識を持っていました。

＜課題＞

• 年間約8万枚の膨大な紙資料の準備や差替えに手間とコストがかかる
• 北海道の悪天候の中、非常勤役員の自宅へ紙資料を届けにいくことも

そんな中、クラウドサービス事業者からのペーパーレス会議ツールのダイレクトメールをきっかけに、次のような施策を実施します。

＜施策＞

• タブレット型PCと、ペーパーレス会議システムを導入
• ペーパーレス会議システムはICTに不慣れな年配の役員でも使いやすいサービスを選定
• 資料の作成ルールも整備し、ペーパーレス会議で見やすい資料づくりを推進

定例会議のペーパーレス化によって、JAきたそらちでは次の効果を得られました。

＜効果＞

• 年間約8万枚の紙資料を削減しSDGsに寄与
• 紙の印刷や配布、差替えなど会議の資料準備にかかっていた手間・コストがほぼゼロに
• 非常勤役員への資料の持参も不要に

JAきたそらちでは、ペーパーレス化の成功体験により利便性を感じたことで、ICTを積極的に導入する流れも生まれているとのことです。
参考：https://sidebooks.jp/case-study/report.php?date=2020-09-09&name=kitasorachi

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

システムインテグレーター大手の伊藤忠テクノソリューションズ（CTC）は、オフィス移転に伴って大胆なペーパーレス化を断行しました。

同社ではDX（デジタルトランスフォーメーション）を取り入れたしなやかな組織づくりを見据え、テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークを目指しています。そんな中、次のような課題が浮かび上がりました。

＜課題＞

• ペーパーレス化は進んでいるものの、依然として5,000万枚の紙が存在
• 5,000万枚の整理状況は部署によってマチマチ
• オフィス移転で面積は2割減となり、保管スペースの削減は必須

同社は、オフィス移転までの限られた期間で大量の紙を断捨離するために、以下の施策を実施します。

＜施策＞

• 5,000万枚あった紙を要否や閲覧頻度、緊急性を仕分けして75%を廃棄・倉庫へ移動
• 電子化をアウトソーシングし、AIやロボティクスを活用して半月弱で30万枚を電子化
• 物理的な紙のファイリング情報を電子ファイルにも反映し検索しやすく

その結果、ペーパーレス化の実現により次のような効果を得ました。

＜効果＞

• 短期間で30万枚の書類の電子化を実現
• 検索しやすい仕組みの構築により電子化のメリットを素早く享受

AIやロボティクスなどICTの活用により、限られた期間でペーパーレス化を実現した好事例と言えます。
参考：https://logmi.jp/business/articles/326180

株式会社ネクスコ・メンテナンス関東

ネクスコ・メンテナンス関東は、高速道路の修繕を行う企業です。

同社では従来よりペーパーレス会議を取り入れていましたが、システム刷新に合わせて、社内から以下の要望があがりました。

＜課題＞

• ペーパーレス会議を全事業所に拡大したい
• 現場で作業手順書や図面を確認するためにタブレットを導入したい

それを受けて、同社では次のペーパーレス化の施策を行います。

＜施策＞

• 全社員300名と協力会社に合計約500台のiPadを配布
• タブレット対応のペーパーレスシステムを導入
• 紙で用意していた資料をすべてペーパーレスシステムに格納し会議で使用

その結果、同社では次のような効果を実現しました。

＜効果＞

• 半年で20万枚の紙の使用を削減しSDGsに寄与
• タブレット会議を必須とすることで、役員を含め全員が積極的に活用し業務効率化
• 作業手順書や図面の紙の持ち運びやコピーが減り、現場でも好評

ペーパーレス会議の推進にあわせて、現場作業員の手順書や図面も電子化して負担を軽減した好事例と言えるでしょう。
参考：https://www.morenote.jp/archives/1586/

電通ランウェイ

電通ランウェイはメディア全領域における統合ソリューションを提供する電通グループの広告会社です。

同社では、コロナ禍でのテレワーク移行にあたり、次のような課題を抱えていました。

＜課題＞

• 紙が介在する社内手続きがテレワークの足枷に
• メール依存の情報共有では、テレワークでの情報周知が困難
• 電通グループのポータルでは自社独自情報が自由に共有できない

そこで同社は、短期間で課題を解決するために次の施策を打ちます。

＜施策＞

• 掲示板とワークフロー、文書管理の機能も併せ持つツールを導入
• 紙中心の社内手続きをワークフローシステムでオンライン化
• 文書やファイルに社外からアクセスしやすく

その結果、同社では次のようにテレワーク移行後の承認手続きスピードがアップし、情報共有も進みました。

＜効果＞

• 従来2〜3日かかっていた社内手続きが早ければ当日中に完了
• 申請の記入漏れが減り、フォローの手間が軽減
• 社内の問い合わせは文書管理へ誘導し、対応負荷が軽減

テレワーク移行が急務の中、複数の課題を解決する統合ツールを導入し業務効率を向上させた好事例と言えるでしょう。
参考：https://www.mitoco.net/case/d-runway

富国生命保険相互会社

富国生命保険相互会社は、個人・企業向けに生命保険や年金保険を販売する保険会社です。

同社は本社オフィスのリニューアルにあたり、紙の文書管理で以下の課題を抱えていました。

＜課題＞

• 支社・営業所で起案した文書が本社で一括保管され共有できていない
• オフィスのリニューアルにあたり、延べ4,000m以上の文書の75%削減が必要に
• 文書がさまざまなツールに散財しており検索や共有が有効に機能していない

これらの課題に対して、同社では次のような施策を行いました。

＜施策＞

• 本社に集まる文書から電子化による効果の高い30種類を選定
• 検索スピードと検索のしやすさを重視して文書管理ツールを選定

その結果、次のような効果を得ています。

＜効果＞

• 文書を一つの文書管理ツールに統合し、効果的な検索や共有を実現
• 文書の電子化や廃棄・外部倉庫保管で75%削減を達成見込み（当時）
• 電子化によりコロナ禍の在宅勤務での文書アクセスをスムーズに実現

紙の削減によるSDGsへの寄与とあわせて、電子化による検索性や共有性のメリットも享受できた事例です。
参考：https://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/case41/

まとめ

ペーパーレス化の成功事例6選を紹介しました。

各社とも、漠然とペーパーレス化を行うのではなく、課題意識から目標を定め、解決に必要なソリューションを選定していることがわかります。

紹介した事例がペーパーレス化推進のヒントになれば幸いです。

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