ペーパーレス会議とは？メリット・デメリットや円滑に導入する方法を解説

近年、多くの企業でペーパーレス会議が導入され、DX推進や業務の効率化を実現しています。
これから新たにペーパーレス会議の導入を検討している企業担当者の方も多いでしょう。

本記事では、「ペーパーレス会議のメリットや導入方法が知りたい」という方に向けて、

• ペーパーレス会議のメリット・デメリット
• ペーパーレス会議を円滑に導入する方法

をわかりやすく解説していきます。

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ペーパーレス会議のメリット・デメリット

ペーパーレス会議とは、紙の資料を使わずにデジタルデバイス（PC、タブレット、スマートフォンなど）を使用して会議を行う方式です。

DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、多くの企業でペーパーレス化とともに推進されています。また、コロナ禍での感染予防を目的に非対面での会議が推奨されたこともあり、近年広く浸透しました。

DX推進はペーパーレスから始まる｜メリット・デメリットや注意点など

そんなペーパーレス会議にはどのようなメリット、デメリットがあるのでしょうか。
それぞれ見ていきましょう。

ペーパーレス会議のメリット

まずは、ペーパーレス会議のおもな3つのメリットを解説します。

• 資料の準備・管理にかかる手間が省ける
• 紙にかかるコストが削減できる
• リモート会議に対応できる

資料の準備・管理にかかる手間が省ける

ペーパーレス会議の大きなメリットの1つは、資料の準備と管理の労力を大幅に削減できる点です。
印刷やホチキスなどによる製本、配布のプロセスを省略できるほか、資料の修正や更新も、デジタルデバイスから一括かつ即時にできるようになります。

また、重要な資料にはアクセス権限を設定し、必要な人だけが閲覧・編集できるようにすることで、セキュリティも確保できます。

紙にかかるコストが削減できる

紙にかかるコストの削減も、ペーパーレス会議の大きなメリットの1つです。

紙ベースの資料では印刷、コピー、配布、保管などのプロセスに関わる経費がかかります。紙にかかるコストは、企業規模が大きくなるほど増えていくでしょう。

ペーパーレス会議を導入すれば、会議資料はデジタル化され、配布も電子メールやグループウェア、クラウドサービスなどを用いるため、紙代や印刷、配布にかかるさまざまなコストを減らせます。また、デジタルデータは物理的な保管スペースが必要ないため、オフィススペースの節約にもなります。

このように、ペーパーレス会議は経済的な観点からも大きなメリットがあります。

リモート会議に対応できる

ペーパーレス会議の導入は、遠隔地から参加するリモート会議にも大きな効果を発揮します。

新型コロナ以降、リモート会議が一般的になりましたが、足かせとなるのが紙の資料でした。そのため、リモート会議にはペーパーレス化が欠かせません。

ペーパーレス会議の導入により、画面共有を通じて遠隔地の参加者が同じ情報を共有可能です。画面共有では、紙の資料をカメラ越しに見せるのではなく、デジタルの資料を直接共有できます。そのため、資料の更新やメモ書きなどもリアルタイムに共有でき、リモート環境でも円滑なコミュニケーションが実現可能です。

ペーパーレス会議のデメリット

メリットの一方で、ペーパーレス会議にはデメリットもあります。
おもなデメリットは下記の3つです。

• 資料が見づらい場合がある
• メモが取りづらいことがある
• ITリテラシーが求められる

資料が見づらい場合がある

ペーパーレス会議のデメリットの1つは、資料が見づらい場合がある点です。

紙の資料は一覧性が高く、ページをパラパラとめくるだけで全体を把握しやすいという特長があります。一方、デジタルの資料はスクロールやタブ切り替えが必要となり、一覧性に劣ると感じる人も多いでしょう。

特に、複数の資料を同時に比較したい場合や、大量の情報を一度に把握したい場合にはデジタル資料の一覧性の低さが懸念されます。使い慣れていない人にとってはストレスになるかもしれません。

メモが取りづらいことがある

ペーパーレス会議のデメリットとして、メモが取りづらい点も挙げられます。

紙ベースの資料なら、その場でのメモ書きや、重要な部分へのマーキングが可能です。一方、デジタル資料では、メモを取る際に特定のツールが必要となります。

デジタル資料でもスタイラスペン（タッチペン）を使って手書きのメモを取ったり、専用のアプリケーションでテキストをハイライトしたりする方法があります。しかし、紙とは使い勝手が異なるため、やや慣れが必要です。

ITリテラシーが求められる

ペーパーレス会議の実施では、参加者に一定のITリテラシーが必要です。

デジタル資料の閲覧、編集、共有にはPCやタブレットを使いこなす技能が求められます。また、クラウドサービスや専用ソフトウェアの操作、セキュリティ対策など、ITに関連した知識が必要になる場合もあるでしょう。

すべての参加者がこれらのスキルや知識を持っているとは限らず、技術的な障壁が会議の効率を低下させる可能性がある点に注意が必要です。

ペーパーレス会議を円滑に導入する方法

ペーパーレス会議を導入する際にはどのような点に注意すれば良いのでしょうか。
ペーパーレス会議を円滑に導入するための3つのポイントを解説します。

• 段階的に導入する
• 運用ルールを決める
• 事前にテストする

段階的に導入する

ペーパーレス会議の導入を円滑に進めるためには、段階的な導入が有効です。まずは、できることから小さく始めましょう。

はじめからすべての会議を一度にペーパーレス化するのではなく、まずは一部の内部会議や定例会で試験的に導入します。導入に際しての問題や課題を解消しながら進めることで、効率的かつ安全に導入範囲を拡大していくことが可能です。

ここで、ペーパーレス会議の導入に必要な下記2つを紹介します。

• ペーパーレス会議システム
• タブレット

ペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムとは、紙を使わずにデジタルデバイス（PC、タブレット、スマートフォンなど）を使用して会議を運営するためのシステムです。

ペーパーレス会議システムには、おもに下記のような機能があります。

• デジタル資料の配布や通知
• 資料の閲覧・検索
• リアルタイム編集と共有
• 会議進行サポート
• セキュリティ管理

ペーパーレス会議システムを利用することで、参加者が資料をスムーズに共有でき、会議を円滑に推進できます。
さまざまな機能を持つペーパーレス会議システムが提供されているため、自社のニーズにあったシステムを選ぶことが重要です。

タブレット

タブレットもペーパーレス会議に必要なツールの1つです。
ペーパーレス会議システムの中には、タブレット向けアプリとして提供されている製品も多くあります。

タブレットをペーパーレス会議に活用する主なメリットは下記のとおりです。

• 大画面で見やすく、かつ持ち運びやすい
• カメラやマイクが標準搭載されている
• タッチパネル機能で、手書きメモのや直感的な操作が可能

ペーパーレス会議でのタブレットの活用方法は、下記の記事をご覧ください。

ペーパーレス化でタブレットを活用する方法｜おすすめ機種も

運用ルールを決める

ペーパーレス会議の円滑な導入には、明確な運用ルールの策定と周知も欠かせません。
利用者が運用ルールを理解して守ることで、会議が混乱なくスムーズに行われ、会議の効率化が可能です。

たとえば、事前準備の際、資料のフォーマットや配布方法の統一しておくことが挙げられます。あらかじめペーパーレス会議を前提に資料のサイズやフォントの大きさを取り決めておくことで、人による資料のバラツキをなくせるでしょう。
また、会議前の資料の配布方法やタイミングを決めておくと、毎回スムーズに会議を始められます。

会議中のルールとしては、カメラやマイクの設定も重要です。発言時以外のマイクオフや、カメラのオン／オフに関するルールを定めることで、全員が円滑に会議に参加できるでしょう。

事前にテストする

ペーパーレス会議を初めて導入する際には、事前にシステム操作や運用面のテストを行うことが重要です。テストせずに利用を開始すると、問題が発生して会議が行えない可能性もあります。

テストのおもな観点は下記のとおりです。

• 利用者が問題なく操作できるか
• ルールで定めたペーパーレス会議向けの資料作成ができているか
• 会議中にスムーズにメモが取れるか

こうしたテストを事前に実施することで、スムーズにペーパー会議の運用を開始できます。

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