「データ消去証明書」とは？発行の必要性を解説

企業や公共機関が情報機器を廃棄する際に、「データ消去証明書」を発行するケースが増えています。
データ消去証明書は何のために必要なのでしょうか？

本記事では、

• データ消去証明書とは何か
• データ消去証明書の必要性

をわかりやすく解説します。

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データ消去証明書とは

「データ消去証明書」とは、情報機器のデータが適切に消去されたことを証明するものです。

パソコンやスマホ・タブレットなどの記憶媒体（HDD/SSDなど）は、単にファイルを削除したり、初期化しただけでは専用ソフトで復元できてしまう場合があります。
完全にデータを消去するには、専用ツールによるデータ消去や物理的なディスクの破壊が必要です。

通常、企業が廃棄業者に情報機器の処分を依頼した場合、適切な方法で完全に消去されたかまでは分かりません。
個人情報や機密情報を扱う企業や公共機関の情報機器を処分する際に、適切にデータ消去されたことを客観的に証明するために活用されます。

データ消去証明書はデータ消去を行った業者、または第三者機関が発行します。業者自身が発行する場合には、信頼できる業者を選ぶことが大切です。

データ消去証明書の必要性

データ消去証明書は、廃棄した情報機器からデータが完全に削除されたことを証明するために必要です。
データ消去証明書がない場合、データ消去されたはずの情報機器にデータが残ってしまっており、情報漏えいにつながる可能性があります。
企業が情報漏えい事件を発生させると、顧客や取引先からの信頼が低下し、業績への影響は免れません。

データ消去証明書が注目された背景

マイナンバーの普及やデータ流出事件などにより、以前にも増してデータの適切な管理が求められるようになりました。

2019年には、神奈川県庁のHDD転売・情報流出事件が大きく報道されました。
神奈川県庁がリース返却したサーバーのHDDを、廃棄業者の社員が持ち出してネットオークションで転売したものです。
廃棄業者のずさんな管理も相まって、犯人は気づかれずに持ち出すことができました。

総務省がデータ消去証明書の確認をセキュリティポリシーに盛り込む

神奈川県庁の事件を受けて、総務省は2020年にセキュリティポリシーに関するガイドラインを改訂しました。
同ポリシーでは、機密性の高い情報を保存する記憶媒体の廃棄について、

1. 物理的な方法による破壊
2. 磁気的な方法による破壊
3. OS 等からのアクセスが不可能な領域も含めた領域のデータ消去装置又はデータ消去ソフトウェアによる上書き消去
4. ブロック消去
5. 暗号化消去

のうちいずれかの方法を選択することとし、「情報の復元が困難な状態までデータの消去を行った上で、委託事業者等に引き渡しを行い、抹消措置の完了証明書により確認する方法など適切な方法により確認を行う。」こととしています。
参照：総務省「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン（令和2年12月版）」

データ消去証明書は情報漏えい発生時にも役立つ

データ消去証明書は、万が一、廃棄した記憶媒体から情報漏えいが発生した際にも、廃棄時のデータ消去には問題がなかったことを証明できます。
それにより、廃棄前に情報漏えいしたことがわかり、素早く原因の切り分けが可能です。

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