勤怠管理をデジタル化（ペーパーレス化）するメリット｜法律や導入方法など
2023.11.10
働き方改革などの観点から、勤怠管理のデジタル化（ペーパーレス化）が求められています。
「勤怠管理をデジタル化するメリットやデメリットを知りたい」、「勤怠管理システムの導入方法は？」と疑問を持っている方も多いでしょう。
本記事では、
- 勤怠管理をデジタル化するメリットとデメリット
- タイムカードを廃止する方法
- 勤怠管理システムを円滑に導入する方法
など、勤怠管理をデジタル化する際の疑問について、詳しく解説していきます！
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目次
勤怠管理のデジタル化（ペーパーレス化）が求められる理由
勤怠管理のデジタル化（ペーパーレス化）が求められる理由は、下記のとおりです。
- 法律の改正に対応するため
- 業務の効率化につながるため
2019年の4月に「働き方改革関連法」が施行されると、時間外労働の規制や有給休暇取得の義務化などが定められ、労働時間を正確に把握し管理する必要性が高まりました。
紙のタイムカードでは、集計ミスやタイムラグが発生する可能性があり、また手作業による集計には時間と手間がかかります。
またタイムカードは「労働基準法」によって5年間の保存が義務づけられており、保管・管理にもコストがかかります。
参考：厚生労働省「働き方改革関連法」の概要
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勤怠管理をデジタル化するメリット・デメリット
勤怠管理をデジタル化するメリット・デメリットを見てみましょう。
メリット
勤怠管理をデジタル化するメリットは、下記のとおりです。
- 労働時間を正確に把握できる
- 保管コストが削減できる
- 柔軟な働き方に対応できる
労働時間を正確に把握できる
勤怠管理をデジタル化すれば情報の改ざんや不正打刻を防げるため、労働時間を正確に把握できます。
データを自動で集計できるため、集計ミスを防ぐ効果もあります。
また有休取得状況や残業時間をリアルタイムで確認できることもメリットです。
保管コストが削減できる
勤怠管理をデジタル化すれば、タイムカードの保管コストが削減できます。
2020年の労働基準法改正にともない、タイムカードの保管期間は3年から5年に変更されました。
勤務管理のデジタル化によって、
- 保管スペースを削減できる
- 目的のデータを素早く集計・参照できる
といったメリットがあります。
参考：厚生労働省「改正労働基準法等に関するQ&A」
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柔軟な働き方に対応できる
勤怠管理をデジタル化すれば、リモートワークや時短勤務などの多様な働き方に対応できます。
別の拠点や自宅からなど、場所の制約を受けずに打刻が可能です。
デメリット
勤怠管理をデジタル化には、勤怠管理システムの導入にコストがかかります。
これまで紙のタイムカードを利用していた場合は、従業員が操作に慣れるまで時間がかかることもあるでしょう。
タイムカードを廃止する方法
タイムカードを廃止しデジタル化にシフトする主な方法を見てみましょう。
- スキャン
- 勤怠管理システム
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スキャン
タイムカードをスキャンしデジタルデータとして保管することで、目的のデータを素早く探し出せるようになります。
労働基準監督署の調査が入った際も、スムーズに対応できるでしょう。
電子化の詳細は別記事でご覧いただけます。
勤怠管理システム
勤怠管理のデジタル化には、「勤怠管理システム」を利用するといいでしょう。
比較的低コストで導入できる「クラウド型」のサービスが多くあります。
PCやタブレット、スマホなど、既存の汎用デバイスを活用できる場合がほとんどです。
勤怠管理システムの詳細は、下記の記事からご覧いただけます。
勤怠管理システムを円滑に導入する方法
勤怠管理システムを円滑に導入するポイントを2つ紹介します。
- 職場環境に合っているものを選ぶ
- 従業員に理解を求める
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職場環境に合っているものを選ぶ
勤怠管理システムを導入する際は、職場環境に合っているものを選びましょう。
- 雇用形態や勤務形態
- PCやタブレット、スマホの支給状況
- 求められる機能
たとえば、すでに社用スマホが一人一台支給されている場合は、スマホから打刻できるものが向いています。
また外部システム連携の必要性など、求められる機能に優先順位を付けて考慮するといいでしょう。
従業員に理解を求める
これまで紙のタイムカードを利用していた場合は、勤怠管理システムの導入により、打刻方法や管理方法などが大きく変わります。
勤怠管理システムの必要性や、デジタル化・ペーパーレス化の意義を説明し、理解を得ることが大事です。
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