社用携帯を管理するために欠かせないルールの作り方｜注意点も
2022.03.18
社用携帯を適切に管理するには、セキュリティや紛失時の対応に関するルールの策定が必要です。
今回は、「社用携帯の管理方法を知りたい」、「ルールの策定方法は？」という方に向けて、
- 社用携帯の私的利用を防ぐ方法
- ルールに含めるべき内容
- ルール作成時の注意点
などを解説します！
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目次
社用携帯を管理する必要性
社用携帯には業務の効率化やコストの削減など多くのメリットがあります。
一方、私的利用によるトラブルを防ぐためにも、ルールの策定を始めとした適切な管理が求められます。
- 通信コストの増加
- 情報漏洩のリスク
- 端末の紛失など
とくに情報漏洩には細心の注意が必要です。
社用携帯のメリット・デメリットは、別記事でご覧いただけます。
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社用携帯のルール（規定）を策定する
社用携帯のルールを策定する際には、いくつかポイントがあります。
- ルールに含めるべき内容
- ルールを作成する際の注意点
を見ていきましょう。
ルールに含めるべき内容
ルールに含めるべき内容は、下記の3つです。
- 私的利用の禁止
- セキュリティ意識の向上
- 故障・紛失時の対応
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私的利用の禁止
社員が携帯を使用する際の私的利用の禁止について、ルールに明記しましょう。
- 業務に関係のない通話やメールの送受信をしない
- プライベートでの写真や動画撮影をしない
- 端末を他人に貸さないなど
セキュリティ意識の向上
従業員のセキュリティ意識を向上させるためのルールも、具体的に明記しましょう。
- 業務に関係ないアプリやソフトをインストールしない
- 送信元が不明のメールは開封しない
- 電話番号やメールアドレスを第三者に教えないなど
故障・紛失時の対応
万が一、故障や紛失が起こった際の対応も明記しましょう。
- 連絡先や対応フロー
- 私的利用によるトラブルが発生した際の罰則など
ルールを作成する際の注意点
ルールが厳しくなりすぎると、かえって生産性の低下を招く可能性があります。
利用者や業務に即した内容で作成することが大切です。
- 社用携帯を使用する従業員間での公平性を保つ
- ルールを定期的に見直す
- 制限をかけすぎないなど
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セキュリティ対策を行う
従業員にルールを周知するだけでなく、トラブルが起こりづらい仕組みを作ることが大事です。
MDM（モバイルデバイス管理）や、セキュリティ対策アプリを導入するといいでしょう。
とくにMDMは、セキュリティ対策だけでなく、端末の一括管理や利用状況の把握など、業務効率化の観点から役立つ機能が豊富に用意されています。
法人携帯に必要なセキュリティ対策の詳細は、別記事でご覧いただけます。
定期的に利用状況を確認する
社用携帯の導入後にも定期的に利用状況を確認することで、より目的の達成に近づけます。
たとえば、
- 策定したルールは守られているか
- 働き方の変化などによってルールも変更する必要はないか
- ルールによって不便さが生じていないか
などをチェックしてみてください。
実際に社用携帯を使用している現場の声も取り入れながら、方針転換していくと良いでしょう。
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