ペーパーレス化でタブレットを活用する方法｜おすすめ機種も
2022.10.09
テレワークや働き方改革を進めるうえで、大量の紙の資料やハンコ文化が足枷となることが多く、ペーパーレス化の必要が改めて注目されています。
ペーパーレス化を進める際にぜひ活用したいのが、紙の代わりに自在に持ち運べるタブレットです。
本記事では、「ペーパーレス化にタブレットを活用したい」とお考えの方に向けて、
- ペーパーレス化におけるタブレットのメリット・デメリット
- ペーパーレス化におすすめのタブレット
を解説します。
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目次
ペーパーレス化とは
「ペーパーレス化」とは、電子化によって紙の使用をなくすことです。
企業においては、紙に印刷して管理・運用していたビジネス文書や資料などを電子化することで、コスト削減や業務効率化を図る取り組みを指します。
ペーパーレス化の方法は大きく次の2通りです。
- 紙の既存文書を電子化する
- 従来は紙に印刷していた情報を、電子ファイルのまま保管し利用する
紙の既存文書を電子化して、ファイルサーバやクラウド上で管理すれば、物理的な制約を受けずに、いつでもどこでも情報を閲覧でき、業務を効率化できます。
また、Web会議や電子決裁、タブレット営業など、紙を使わない業務運用を確立すれば、従来、紙の印刷や保管にかかっていたコストの削減が可能です。
ペーパーレス化の基礎知識やメリット・デメリット、導入のポイントは、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
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ペーパーレス化におけるタブレットのメリット・デメリット
タブレットは
- 紙に近いサイズ感や持ち運びのしやすさ
- スワイプでの操作性
など、ペーパーレス化との相性が良いデバイスと言えます。
ペーパーレス化でタブレットを活用するメリットとデメリットを見てみましょう。
メリット
タブレットを活用してペーパーレス化を進めるメリットは主に次の3つです。
- 資料を持ち運びしやすい
- 紙にかかるコストを削減できる
- 資料を共有しやすい
資料を持ち運びしやすい
ペーパーレス化でタブレットを活用する最も大きなメリットは、紙だと膨大な厚さ・重さになる資料を、タブレット1台で簡単に持ち運べることでしょう。
電子化した資料をファイルサーバーやクラウド上に格納しておけば、ネットワークを介して社内でも社外からでも場所を問わずアクセス可能です。
紙では大変な書類探しも、タブレットなら任意のキーワードで検索できるので、作業効率が向上します。
セキュリティ的にも安心
紙の資料では紛失や不正持ち出しなど、持ち運びのリスクがありますが、タブレットなら安心です。
アクセス権の設定や、アクセスログで防止や追跡できます。
万一タブレットを紛失した場合も、あらかじめ設定しておけばロックやデータ消去が可能です。
紙にかかるコストを削減できる
既存の紙の文書を電子化や、作成した文書を電子ファイルのまま利用することで、紙にかかるコストを削減できます。
身近で気付きにくいですが、紙の印刷から廃棄までには、次のようなさまざまなコストがかかっています。
- 紙代・トナー代
- プリンター・コピー機のリース費用・メンテナンス費用
- ホッチキスやクリップなどの消耗品代
- 契約書などの印紙代や郵送にかかる通信費
- 保管用の備品代や倉庫などの賃料
- シュレッダーや廃棄業者などの費用
紙からタブレットに変えることで、これらの費用が恒久的に削減できるため、コスト削減効果は非常に高いといえるでしょう。
企業イメージの向上も
まペーパーレス化への積極的な取り組みは、近年の企業経営で重視されるSDGs（持続可能な開発目標）やカーボンニュートラル（脱炭素社会）にも寄与することから、企業価値の向上も期待できます。
資料を共有しやすい
電子化された資料は、紙と比べて共有しやすい点もメリットです。
紙の資料を共有するには、コピーして配布する必要があります。相手が遠隔地にいる場合には、FAXや郵送せねばならず、手間と時間がかかります。
一方、電子化された資料なら、相手の場所を問わずメールやファイルサーバー、クラウドストレージなどで簡単に共有可能です。
また、タブレットを使ったペーパーレス会議で画面共有アプリを活用すれば、出席者のディスプレイにも同じ画面が表示され、説明が伝わりやすくなります。指やタッチペンでの書き込みも活用すれば、より効果的なプレゼンも可能です。
このように、電子化された資料やタブレットは、紙と比べて共有しやすさの面で優れています。
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デメリット
タブレットにも、デメリットがあります。
- 紙より見づらい場合がある
- 端末の導入にコストがかかる
紙より見づらい場合がある
タブレットは、情報の一覧性の面で紙に劣ります。
ページ数が多い資料の場合、紙ならパラパラとめくりながら全体の内容を素早くざっくりと把握することが可能です。一方、タブレットでは、1ページずつスワイプしながら進めるか、インデックスからたどることになるため、全体を素早く把握するのには適しません。
また、A3サイズの大きな資料全体を俯瞰的に見たい場合などは、タブレットだと小さくなってしまう点もデメリットと言えます。
タブレットを活用したペーパーレス化を定着させるには、
- タブレットでの閲覧を前提とした見やすい資料作成のルールを整備する
- 必要に応じて紙の資料と併用する
といった対策が必要です。
端末の導入にコストがかかる
タブレットを導入する際に頭を悩ませるのが、端末の導入コストでしょう。
タブレットは、廉価モデルからハイエンドモデルまで幅広い価格帯の製品があるため、自社の用途にあったものを選ぶことが重要です。
ペーパーレス化のメリットを高めるには全従業員に配布するのが理想ですが、目的や予算、投資回収期間などを踏まえて、配布する範囲を検討しましょう。
タブレットの導入コストをできるだけ抑えたい場合には、中古タブレットや法人向けレンタルサービスの活用もおすすめです。
以下の記事で、おすすめのiPadレンタルサービスを紹介していますので、ご興味のある方はご覧ください。
おすすめのタブレット
タブレットを活用したペーパーレス化の推進には、iPadがおすすめです。
タブレットには、iPadのほかにAndroidタブレットやChromebook、Windowsタブレットなど多くの種類があります。中でもiPadがペーパーレス化を推進するタブレットとしておすすめな理由は次のとおりです。
- ITに不慣れでも直感的に使える高い操作性
- 比較的高性能
- 高品質なアプリが充実
- 「Apple Pencil」や「Smart Keyboard」など使いやすい純正アクセサリ
iPadの導入方法やモデルの選び方は、以下の記事で詳しく解説していますので、ご興味のある方はご覧ください。
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