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失敗しないクラウドPBXの選び方|注意すべき6つのポイントを徹底解説!

失敗しないクラウドPBXの選び方|注意す...

2022.05.19

クラウドPBX

クラウドPBXは、初期費用の安さやスマホを内線電話として使える便利さなどから、導入する企業が増えています。

本記事では、クラウドPBXの導入を検討中の方の

  • 「クラウドPBXの注意点は?」
  • 「サービスを選ぶ際のポイントを知りたい」

というお悩みを解決するため、

  • クラウドPBXの選び方
  • サービスを選ぶ際の注意点と対処法

を徹底解説します。

クラウドPBXとは

「クラウドPBX」は、ビジネスフォンの「主装置(またはPBX)」に相当する機能を、インターネット経由で提供する形態のサービスです。

ビジネスフォンとは?メリット・デメリット|家庭電話との違いも

クラウドPBXでは主に次のようなメリットがあります。

  • 大がかりな設置工事が必要ない
  • スマートフォンやパソコンを電話機として利用できる
  • 外出先や異なる拠点からも内線・外線を使用できる
  • 豊富なオプション機能(音声案内や顧客情報の表示など)が用意されている
  • 構成の変更が容易

クラウドPBXは、自社での機器設置やメンテナンスが不要なため、従来型のビジネスフォンと比べて、導入費用や運用負荷を抑えられるメリットがあります。

クラウドPBXのメリット・デメリットについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

クラウドPBXとは?メリット・デメリットや選び方を徹底解説!

クラウドPBXの選び方|失敗しないために確認したい6つのポイント

クラウドPBXは多くの事業者から、特色のあるサービスが展開されています。

クラウドPBX選びで失敗しないために、確認しておきたいポイントは次の6つです。

  • 電話番号
  • 音質
  • 機能・拡張性
  • 料金
  • セキュリティ
  • サポート体制

それぞれ詳しく解説します。

電話番号

クラウドPBX導入の際には、電話番号について次の2つを確認しましょう。

  • 現在使用している電話番号を引き継ぎできるか
  • 市外局番を利用できるか

現在使用している電話番号を引き継ぎできるか

クラウドPBXでは、今使っている電話番号の種類と、クラウドPBXの回線タイプによって、電話番号を引き継ぎできるか否かが異なります。

引き継ぎできるパターンは、次の2つです。

  • NTTで発番した電話番号を、光回線を利用するクラウドPBXへ移行
  • 「0120」「0800」から始まるフリーダイヤルの移行

また電話番号の引き継ぎ方法は、そのまま継続するるケースと、番号ポータビリティを利用するケースがあります。番号ポータビリティとは、通信サービス変更時に電話番号を引き継ぐサービスです。

電話番号が変わるとさまざまな対応が必要となるため、「今使っている番号をそのまま継続したい」というニーズは多いでしょう。

電話番号の引き継ぎを希望する場合には、

  • 引き継ぎが可能か
  • どのような方法で引き継ぎできるか

を、クラウドPBXのサービス事業者に確認しましょう。

市外局番を利用できるか

新規に電話番号を発番する場合、クラウドPBXによって市外局番からはじまる電話番号を利用できるか否かが異なります。

クラウドPBXの電話番号には次の3種類があります。

  • 「050」から始まるIP電話の電話番号
  • 「0120」「0800」から始まるフリーダイヤル
  • 「03」「06」などの市外局番から始まる電話番号

IP電話の電話番号とフリーダイヤルは、どのサービス事業者でも利用可能です。

一方、市外局番から始まる電話番号は、サービス事業者によって利用できるか否かが異なっています。また、「03」「06」のみ利用できたり、主要都市の市外局番をカバーしていたりと、サービス事業者によって利用できる市外局番の範囲が異なります。

市外局番は地域ごとに割り当てられており、企業の信用やイメージにつながるものです。また、個人向けの営業などで電話を利用する場合には、「050」の電話番号ではなく市外局番を利用したいというニーズもあるでしょう。

市外局番の利用を希望する場合には、クラウドPBX各社のサイトで確認できます。

こちらの比較記事で紹介しているオススメ10社は、すべて市外局番の利用が可能ですので、参考にしてみてください。

【2022年】クラウドPBXサービス10選|料金や機能を比較!選び方も

音質

クラウドPBXのサービスによっては、通話の音質が良くない場合があります。

クラウドPBXの音質の悪化には主に2つの原因があります。

  1. クラウドPBXのサービス事業者に起因するもの
  2. インターネット環境や自社のネットワークに起因するもの

クラウドPBXのサービス事業者を選ぶ際に確認したいのは、1点目のクラウドPBXのサービス事業者による音質の違いです。

一方、2点目のインターネット環境や自社のネットワークに問題がある場合は、どんなにクラウドPBXの音質が優れていても、そのメリットを教授できません。回線の混雑や、ネットワークが細すぎるなどの原因が考えられるため、混雑緩和や回線増強の対策を検討しましょう。

クラウドPBXが登場した当初は、電話回線にくらべて音質が劣っていたため、クラウドPBXは音質が悪いというイメージが広まっています。しかし、現在では各社の対策によって、音質は改善されています。

クラウドPBXの音質は、レビューや口コミ、事前の無料トライアルで確認できます。サービス事業者によってトライアルの有無や試せる内容は異なります。通話を試せる場合には、ぜひ音質も確認しておきましょう。

クラウドPBXオススメ10社の無料トライアルの有無は、こちらの記事をご覧ください。

【2022年】クラウドPBXサービス10選|料金や機能を比較!選び方も

機能・拡張性

クラウドPBXを選ぶ際は、自社のニーズにあった機能や拡張性を備えているかを確認することが重要です。

近年のクラウドPBXは、電話交換やスマホ利用などの基本的な機能に加えて、各社ごとに業務効率化や生産性向上のためのさまざまな機能を提供しています。

主な機能には次のものがあります。

  • CTI機能 ※電話とPCを統合したコールセンター業務効率化機能
  • IVR(音声自動応答)機能
  • 通話録音
  • AIによる通話解析
  • CRM(顧客管理システム)やチャットなど外部サービスとのAPI連携

例えば、コールセンターなどの受電業務を強化したい場合には、CTI機能やIVR機能が充実したサービスが候補になります。自社で利用しているCRMやチャットサービスと連携して業務効率化を図りたい場合には、APIを提供しているサービスから選ぶと良いでしょう。

また、業務の繁閑で利用人数が増減する場合には、柔軟に利用数を拡大・縮小できるサービスを選ぶと運用コストを最適化できます。

このように、自社のニーズにあったサービスが提供されているかを各社のサイトで十分に確認してクラウドPBXを選定しましょう。また、無料トライアルで機能の使い勝手を試せるサービス事業者もあるので、積極的に活用して自社に合ったサービスを選ぶのに役立てましょう。

料金

クラウドPBXは機器の設置が不要なため、初期費用を低く抑えられる一方、月額利用料がかかります。

クラウドPBXの利用にかかる費用には次のものがあります。

  • 初期費用 (クラウドPBXの設定費用、電話機購入費用など)
  • 月額料金 (基本料金やオプション利用料など)
  • 通話料

導入にかかる初期費用や月額料金の体系は企業の規模によっても異なります。

従来型のPBXやIP-PBXに比べて初期費用の安さに目を奪われがちですが、月額利用料やオプション料などのランニングコストも含めたトータルコストで比較することが大切です。

自社の利用スタイルに合ったプランを選ばないと、かえって割高になる場合もあるので注意が必要です。

クラウドPBXを導入する際には、複数の事業者に相見積もりをとって最適な料金プランのサービスを選択するようにしましょう。

クラウドPBXの料金相場や事業規模別の費用の目安は、こちらの記事をご覧ください。

クラウドPBXの料金相場まとめ|ビジネスフォンとの違いや費用を抑える方法も – Belong法人向けサービス

セキュリティ

クラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、サイバー攻撃や情報流出の脅威にさらされています。

クラウドPBXのサービス事業者によるセキュリティ対策が不十分だと、クラウドPBXを介して社内ネットワークに侵入されたり、情報が流出したりするリスクがあります。

クラウドPBXのセキュリティレベルはサービス事業者によってさまざまです。単に費用の安さだけで選んでしまうと、セキュリティ対策が甘く、取り返しのつかないセキュリティ事故を起こしてしまう可能性があるため注意が必要です。

クラウドPBXを選ぶ際には、

  • セキュリティ対策(暗号化やウィルスチェックなど)が、自社のセキュリティポリシーを満たしているか
  • サービス開始からの期間や導入実績

などを確認し、信頼性の高いサービスを選ぶといいでしょう。

クラウドPBXのセキュリティ対策と並んで、自社環境のセキュリティ対策も重要です。スマホも使えるクラウドPBXでは、利用ルールを策定のうえ、MDM(モバイルデバイス管理)やセキュリティ対策ソフトの導入も検討しましょう。

社用携帯のセキュリティ対策はこちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

【担当者必見】社用携帯のルールや規定はどう決める?4つのポイント
MDM(モバイルデバイス管理)とは?仕組みから選び方までわかりやすく解説します!

サポート体制

クラウドPBXのサービス事業者によるサポートの充実度も、ぜひチェックしておきたいポイントのひとつです。

クラウドPBXを利用していると、さまざまなトラブルや相談事項が発生するでしょう。電話が使えないと、業務の停滞や、顧客とのトラブルへの発展など大きな影響に発展することも考えられます。そんなときに、専門知識を持ったスタッフが迅速に対応してくれるかが重要です。

事前にサポート窓口の充実度や受付時間、サービスレベルを確認したり、口コミやレビューをチェックしておきましょう。また、質問事項をまとめておき、問い合わせに対して迅速にわかりやすく回答してくれるかを確認するのも良いでしょう。

まとめ

クラウドPBXはとても便利なサービスですが、自社のニーズにあったサービスを選ばないと、かえって割高になったり、機能に満足できなかったりします。

サービス選びに失敗しないよう、本記事で紹介した6つのポイントを活用し、自社に最適なクラウドPBXを選びましょう。

こちらの記事で、オススメのクラウドPBX10選を比較していますので、クラウドPBXの選定にご利用ください。

【2022年】クラウドPBXサービス10選|料金や機能を比較!選び方も

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