スマホの内線化とは？メリット・デメリットや具体的な方法を紹介
2022.06.11
リモートワークの広がりで、オフィスに出社しない働き方が浸透してきました。
従来は内線で無料だった社員同士の通話が、外線電話を利用することになり、通話料の増加に頭を悩ませている担当者の方も多いのではないでしょうか。
そんな企業にオススメなのがスマホの内線化です。
本記事では
- 「スマホの内線化って何？」
- 「内線化する具体的な方法を知りたい」
とお悩みの方に向けて、
- 内線化の仕組み
- 内線化のメリット・デメリット
- 内線化する方法
をわかりやすく解説します。
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目次
スマホを内線化する仕組み
「スマホの内線化」とは、インターネット回線を利用して、スマホをビジネスフォン代わりに利用することです。
電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、スマホに限らず、パソコンやタブレットなどさまざまな機器を利用できます。
内線化したスマホでは、ビジネスフォンと同じように保留や転送が可能です。また、インターネット回線から電話回線を介して、お客さまや取引先への外線通話もできます。
加えて、通話録音やビデオ通話、チャット機能など、追加機能が充実した製品やサービスもあります。
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スマホを内線化するメリット・デメリット
便利なスマホの内線化ですが、導入にあたって注意すべき点もあります。
スマホ内線化のメリットとデメリットを解説します。
メリット
スマホ内線化の主なメリットは次の3つです。
- コストをカットできる
- 機会損失を防げる
- 在宅ワーク・リモートワークでも利用できる
コストをカットできる
スマホを内線化することで、オフィス外にいる社員の通話料を削減できます。
営業などで社員の外出が多い企業では、外出中の社員との通話に外線を使う必要があります。リモートワークを推進している企業でも、オフィス外で仕事中の社員同士の通話には通話料がかかっているでしょう。
スマホを内線化すれば、これらの通話がすべて無料の内線通話になるため、通話料を大幅に削減することが可能です。
また、通話料だけでなく、スマホ内線化により高価な専用電話機が不要になるため、電話機購入費用や維持費用も削減できます。
機会損失を防げる
スマホを内線化すると、オフィスの外にいてもオフィスあての電話を取り次げるため、ビジネスの機会損失を防げます。
従来のビジネスフォンでは、外出中の社員あてにかかってきた電話は、折り返しや掛け直しが必要です。相手のお客さまや取引先を長時間待たせることは、ビジネスの機会損失につながります。
しかし、スマホを内線化することで、外出中の社員へも内線で取り次ぎできるため、相手を待たせることなく通話が可能となり、機会損失を防ぐことができるのです。
在宅ワーク・リモートワークでも利用できる
スマホ内線化で、在宅ワーク・リモートワーク中でもスマホで内線電話が可能となります。
自宅やコワーキングスペースにインターネット環境さえあれば、オフィスと同じように社員同士の内線通話や、外線の取り次ぎができ、業務効率の向上が期待できます。
場所にとらわれずに業務ができるため、多様な働き方の推進にも適したサービスと言えるでしょう。
デメリット
スマホの内線化は利便性が高い反面、次のようなデメリットもあります。
- 通話品質が悪い場合がある
- 仕事とプライベートの境界が曖昧になる可能性がある
それぞれ解説します。
通話品質が悪い場合がある
スマホの内線化では、通話にインターネット回線を利用するため、電話回線に比べて通話品質が悪い場合があります。
例えば、業務で大量のデータを送受信しているときなど、インターネット回線が混雑していると、通話の受発信ができなかったり、音声が途切れたりすることがあります。
導入する際には、必要に応じて社内ネットワークの増強などを検討しましょう。
また、サービス事業者によって通話品質が異なるため、事前に無料トライアルなどで確認することをオススメします。
仕事とプライベートの境界が曖昧になる可能性がある
スマホの内線化は業務上の利便性が高い反面、仕事とプライベートの境界が曖昧になるというデメリットもあります。
帰宅後や休暇中でも、仕事の電話がかかってきたら対応せざるをえない場合もあるでしょう。
従来であればよほど緊急の用件でなければ掛けなかった勤務時間外の電話でも、内線通話が可能となれば相手の状況を考えずに気軽に電話してしまいがちです。
スマホを内線化する場合には、業務時間外の通話のルールや、勤怠管理の運用も合わせて整備しましょう。
スマホを内線化する4つの方法
スマホの内線化には次の4つの方法があります。
- 内線アダプタ
- FMC
- IP-PBX・クラウドPBX
- 固定電話番号取得サービス
それぞれ解説します。
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内線アダプタ
「内線アダプタ」は、専用の機器をビジネスフォンの主装置と連携させることで、スマホをビジネスフォンと同様に利用できるようにします。
オフィス外からインターネット回線を介して内線アダプタにアクセスすることで、スマホでの内線通話やお客さま、取引先との外線通話が可能になります。
代表的な製品にNTT東西の「モバイル内線アダプタ MB510」があります。
モバイル内線アダプタ MB510
https://www.ntt-west.co.jp/smb/business-phone_p/mb510/
FMC
スマホの内線化には「FMC」というサービスを導入する方法もあります。
「FMC」とは「Fixed Mobile Convergence」の略称で、「固定電話とモバイル端末を束ねる」という意味合いです。
通常は別々に契約し運用する固定電話とモバイル端末を、一つにまとめて契約して利用します。
スマホを内線電話として登録することで、オフィスにかかってきた電話を自動でスマホに転送したり、スマホでの内線通話が可能となります。
FMCの詳細は、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
スマホを内線化できる「FMC」とは？メリットや大手キャリアのサービスを紹介
IP-PBX・クラウドPBX
スマホの内線化は、「P-PBX」や「クラウドPBX」を導入することでも実現できます。
IP-PBX、クラウドPBXともにインターネット回線を介して通話するタイプのPBX（電話交換機）です。
IP-PBXはオフィス内に交換機を設置して利用します。一方、クラウドPBXは、クラウドサービスとして電話交換の機能を利用する形態のPBXです。
どちらも、専用電話機やIP電話だけでなく、スマホを内線電話機として利用できます。
クラウドPBXは、機器の設置が不要なため、導入費用を低く抑えられます。
クラウドPBXについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
クラウドPBXとは？メリット・デメリットや選び方を徹底解説！ – Belong法人向けサービス
固定電話番号取得サービス
固定電話番号取得サービスは、スマホに専用アプリをインストールすることで固定電話番号を利用できるサービスです。
複数のスマホや専用電話で電話番号を共有でき、共有している端末同士で内線通話や転送ができます。
利用するスマホや電話機の数が少ない、小規模な企業やオフィスに適したサービスです。
03plus
https://03plus.net/
まとめ
スマホを内線化することで、オフィス外でも社員同士が無料で通話できたり、オフィスへの電話をスマホで受けられたりと、コスト削減と利便性向上が図れます。
一方で、通話品質や仕事とプライベートの混同には注意をはらう必要があります。
導入をご検討の際は、紹介した4つの導入方法から自社にあった製品やサービスをお選びください。
固定電話を廃止する方法については、下記の記事からご覧いただけます。
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